| Hankinnan lyhyt kuvaus | Tampereen kaupunki (myöhemmin hankintayksikkö) kehittää avustustoimintaansa ottamalla käyttöön avustustenhallintajärjestelmän, joka sujuvoittaa sekä avustusten hakua että avustushakemusten käsittelyä. Avustustenhallintaan sopivia järjestelmiä ei hankintayksikön tietojen mukaan ole Suomen markkinoilla laajasti saatavilla. Tietopyynnön tarkoitus on saada tietoa markkinoilla olevien tuotteiden soveltumisesta määrittelemämme avustustenhallintajärjestelmän ratkaisuksi. Tietopyynnön tarkoituksena on tukea hankinnan suunnittelua ja mahdollisen tarjouspyynnön valmistelua sekä kartoittaa alustavasti markkinoilla jo toimivien toimittajien kykyä ja kiinnostusta toteuttaa tässä tietopyynnössä esitettyä palvelua. Lisäksi tarkoituksena on saada tietoa kustannustasosta ja toimitusajasta. Tietopyynnön jälkeen järjestetään mahdollisesti erillinen tarjouskilpailu kyseisen palvelun hankinnasta. Hankintayksikkö ei kuitenkaan sitoudu toteuttamaan tietopyynnössä kuvattua hankintaa, eivätkä tietopyynnön sisältö/määritykset sido tilaajaa. Markkinakartoitus ja siihen annetut vastaukset eivät sido kumpaakaan osapuolta. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei vaikuta tarjoajan asemaan mahdollisesti tulevassa tarjouskilpailussa eikä vastaamatta jättäminen estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Vastaukset käsitellään luottamuksellisina. Pyydämme palveluntuottajia ilmoittamaan kiinnostuksestaan markkinakartoituksen kohteena olevan palvelun tuottamiseen. Samalla pyydämme palveluntuottajia kommentoimaan tässä markkinakartoituksessa esitettyjä vaatimuksia/kysymyksiä ja muuta sisältöä. Halutessaan palveluntuottajat voivat esittää näkemyksiään ja ehdotuksia mitä hankinnassa tulisi huomioida, esim. hankinnan kohteen määrittelyssä ja vähimmäisvaatimuksissa. Taustatiedoksi: Tampereen kaupungilla on käynnissä projekti, jossa kehitetään Tampereen kaupungin avustustoimintaa. Projektissa otetaan käyttöön avustustenhallintajärjestelmä sekä uudistetaan avustustoiminnan organisointia ja prosesseja tukemaan järjestelmän käyttöönottoa. Tavoitteena on, että avustuksen hakeminen on hakijalle selkeää ja mahdollisimman helppoa. Avustusvalmistelun näkökulmasta tavoitteena on, että järjestelmän avulla valmisteluprosessista saadaan mahdollisimman tehokas ja käytännöt avustusten myöntämisessä ovat yhdenmukaiset eri yksiköiden välillä. Samoin tavoitteena on avustustoiminnasta syntyvän tiedon aiempaa parempi hyödyntäminen Tampereen kaupungilla. Tampereen kaupunki myöntää avustuksia vuosittain n. 26 milj. eurolla ja haettavia avustuksia on kaikkiaan n. 35. Avustushakemuksia käsittelee kaupungilla n. 50 henkilöä. Avustusprosessi on tällä hetkellä pääosin sähköinen, mutta käytettäviä järjestelmiä on lukuisia. Avustushakemusten käsittelyyn kuuluu useita eri vaiheita ja prosessina se onkin hyvin työläs ja hidas sekä hakijalle että käsittelijöille. Hakijat kokevat avustuksen hakemisen turhauttavana, koska hakiessa toimitetaan paljon jo aiemmin toimitettuja tietoja (kuten yhteisön perustiedot) ja aiemmin jätettyjä hakemuksia saa vain pyydettäessä. Hakija ei myöskään pysty seuraamaan hakemuksen käsittelyn etenemistä. Lisäksi hakija ei välttämättä ole tietoinen, mikä kaupungin tuen muodoista sopisi hänen edustamansa yhteisön tarpeisiin parhaiten, jolloin avustusta tullaan hakeneeksi "turhaan". Käsittelijän taas on hankala löytää tietoa aiemmin myönnetyistä avustuksista ja muista vireillä olevista hakemuksista, jolloin riski sille, että samaan toimintaan myönnetään useampaa avustusta kasvaa. Toisaalta yhtenäisten käytäntöjen varmistaminen on haastavaa, kun eri yksiköt toteuttavat itsenäisesti haun eikä haku tapahdu yhdessä järjestelmässä. Lisäksi käsittelyssä tiedon siirtäminen järjestelmien välillä lisää riskiä inhimillisille virheille. Hakemusten yhteydessä kerätään myös paljon sellaista toimintaympäristötietoa kolmannen sektorin toiminnasta, jota voisi hyödyntää strategisemmin koko kaupunkitasolla. Avustusten hakemisen ja käsittelyn sujuvuuden tueksi onkin tunnistettu tarve hankkia avustustenhallintajärjestelmä, jonka avulla voidaan johtaa ja hallita niin avustustoiminnan kokonaisuutta kuin yksittäisten hakemusten käsittelyä sekä toteuttaa avustushakuja. Avustusten hakijan näkökulmasta järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen ja mahdollistaa hakemuksen käsittelyvaiheiden seuraaminen. Erityisesti järjestelmältä odotetaan, että käyttöönotettaessa: - järjestelmä mahdollistaa avustusten hakemisen kirjautuneena yksityishenkilöille ja rekisteröidyille yhteisöille hyödyntäen Suomi.fi Valtuudet -toimintoa - järjestelmässä ylläpidetään hakijoiden perustietoja ja hakemushistoriaa - hakija pystyy seuraamaan hakemuksen käsittelyvaiheita - avustushakuja tulee voida suunnitella ja budjetoida sekä asettaa niille määräajat - hakemuksiin liittyvä neuvonta ja täydennyspyynnöt on mahdollista keskittää järjestelmään - hakemuksia liitteineen voi arvioida ja vertailla keskenään monipuolisilla näkymillä (sanallinen arviointi ja pisteytys) - päätöksentekoa varten tulee voida tuottaa listauksia ja mikäli mahdollista myös valmiita päätöstekstejä (varsinainen päätöksenteko tapahtuu kuitenkin eri järjestelmässä) - järjestelmä mahdollistaa maksatuksen suunnittelun sääntöpohjaisesti sekä maksatukseen tarvittavien aineistojen tuottamisen - järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää kertyvää tietoa tiedolla johtamisessa joko järjestelmässä tai integroituna käytössä oleviin esim. PowerBI - järjestelmä mahdollistaa asiakkuudenhallinnan varsinkin yhteisötoimijoiden osalta (tiedon kokoaminen) - järjestelmä on käyttäjäystävällinen ja intuitiivinen - järjestelmä on saavutettavuudeltaan digipalvelulain vaatimusten mukainen - palvelimen tulee sijaita EU:n alueella Käyttäjämäärät / Käyttöoikeudet Järjestelmän ydinkäyttäjiä arvioidaan olevan noin 30, jonka lisäksi lukukäyttäjiä noin 20 (katseluoikeudet: n. 20 kpl; käyttäjäoikeuksia: n. 30 kpl). Yhteensopivuus / integraatiotarpeet Järjestelmässä tulisi olla rajapinta, jolla voidaan siirtää tietoa ja asiakirjoja sähköiseen arkistoon (parhaillaan uudistumassa). Järjestelmään tulee voida kirjautua Suomi.fi ja tarvittaessa myös Valtuudet-toiminnolla. Avustusten maksatus voidaan myöhemmin toteuttaa myös rajapinnan kautta. Käsittelijät kirjautuvat järjestelmään SSO-toiminnolla. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Tampereen kaupunki käyttää Tampereen O365-työkaluja. Aikataulu Tarvitsemme järjestelmän käyttöön siten, että se on testattavissa tuotannossa vuoden 2024 syksyllä. Kysymykset 1. Järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet Miten näette ratkaisunne tukevan tässä dokumentissa esitettyä tarvetta? 2. Käyttöönoton mahdollinen aikataulu Kuinka pitkä käyttöönottoprosessi järjestelmällänne on? Onko järjestelmänne muokattavissa tarpeisiimme ja käyttöönotettavissa 1.10.2024 mennessä? 3. Hinta Millaista hinnoittelumallia ehdotatte? Voitteko antaa hinta-arvionne (ei sitovan) tarjoamastanne ratkaisusta sisältäen käyttöönottoprojektin + käytön vuosikustannukset (lisenssit arvioidulle käyttäjämäärälle) ja ylläpidon vuosikustannukset eriteltyinä? 4. Miten järjestelmä on integroitavissa muihin järjestelmiin Millä teknisillä ratkaisuilla järjestelmä on integroitavissa eri järjestelmiin? Mitä valmiita rajapintoja järjestelmästänne on? Tukeeko järjestelmä kertakirjautumista? |
