hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2021-08-05
Ilmoituksen numero	2021-079578
TED numero
Ostajaorganisaatio	Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (0201256-6 ) Hämeentie 86 FI-00550 Helsinki https://www.hel.fi/hkl/fi
Hankinnan otsikkotiedot	Taloussuunnittelujärjestelmä
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/56760/notice/79578/overview
Originaali JSON tietue	79578.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	HUOM! Tämä ei ole tarjouspyyntö vaan tietopyyntö. Hankintayksikkö, Helsingin kaupungin liikenneliikelaitos (HKL), kartoittaa tämän tietopyynnön avulla taloussuunnittelujärjestelmän Palveluntuottajia ja heidän ratkaisuehdotuksia palvelun tuottamisesta. HKL:n tavoitteena on kehittää talouden suunnittelua ja mahdollisesti hankkia tarkoitukseen mahdollisimman hyvin sopiva tietojärjestelmä. Talouden ennustamisen nykytilanne HKL:ssä: Kuluvan vuoden ennustaminen (kalenterivuosi) tehdään suoraan SAP-järjestelmään. Talousarvio (budjetti 3-10 vuotta) ja tulosbudjetti (seuraava vuosi) tehdään excelillä. Investoinnit suunnitellaan omassa järjestelmässään. HKL:n talouden suunnittelu sisältää esim. seuraavia osa-alueita: käyttömenot ja suoritteet, investoinnit ja poistot, henkilöstön määrä ja palkat, kustannusten sisäiset vyörytykset, tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase, tunnusluvut, raamit, jne. Dimensioina käytetään esim. tulosyksikköä, tiliä, tiliryhmää, toimintoa, vastuualuetta, jne. Osa dimensioista löytyy vain exceleistä, osa on yhteneviä HKL:n SAP-järjestelmän kanssa. Dataa tuodaan exceleihin lähinnä SAP:sta. Suunnittelun lopuksi data ladataan SAP:iin ensimmäisen suunnitteluvuoden osalta. Muut suunnitteluvuodet ovat vain excelissä. Raportointi ja seuranta hoidetaan pääosin excelillä sekä osittain SAPin raportoinnin kautta. Nykyinen exceleihin perustuva suunnittelujärjestelmä on epävakaa ja virheherkkä, ja vaatii paljon aikaa ja manuaalityötä. Alustava näkemyksemme tavoitetilanteesta: Tavoitteena on tehdä kuluvan vuoden ennustaminen, talousarvio ja tulosbudjetti rullaavasti pilvipohjaisessa suunnittelujärjestelmässä. Tulevan suunnittelujärjestelmän ominaisuuksia: - Ennustaminen tapahtuu kuukausittain, pääkäyttäjä määrittää avoimen suunnitteluperiodin. - Lähtötiedot (toteumat) suunnittelun pohjaksi/vertailutiedoksi siirretään automatiikalla esim. SAP:sta tai tietovarastosta kuukausittain. - Investoinnit tuodaan järjestelmään rahoituslaskelmaa ja poistolaskentaa varten. - Suunnittelija syöttää suunnitelmat kuukausille tai vuosille. - Suunnittelija voi valita myös suoritteisiin tai ajureihin perustuvan suunnittelutavan. - Suunnittelija voi laittaa osan suunnittelusta tapahtuvaksi automatiikalla, esim. toteumaan ja syötettyyn lukuun tai funktioon perustuen. - Suunnittelijalla on intuitiivinen suunnittelunäkymä, joka määräytyy hänen oikeuksiensa perusteella. - Pääkäyttäjä hallinnoi käyttöoikeuksia. - Pääkäyttäjä voi rakentaa järjestelmään dimensioita (masterdataa), joita ei lähtöjärjestelmissä ole, ja määrittää näiden yhteydet esim. SAP:sta löytyviin dimensioihin. - Käyttöoikeudet voivat olla yhdistelmä eri suunnitteludimensioita. - Luvut summautuvat eri dimensioille, ryhmille ja tasoille reaaliaikaisesti. - Suunnittelua on mahdollista tehdä sekä alatasoille että summatasoille. - Suunnittelijalla on mahdollisuus nähdä suunniteltujen lukujen vaikutus esim. tuloslaskelmaan, rahoituslaskelmaan ja erinäisiin KPI-mittareihin (reaaliaikaisesti ja visuaalisesti, poistumatta järjestelmästä). - Suunnittelija voi porautua toteumiin aina ostolaskulle asti (Basware). - Järjestelmässä on skenaariomahdollisuus; suunnitteluversioita voi olla useita. - Mahdollisuus erillisbudjettien laadintaan (esimerkiksi koulutusbudjetti) ja niiden integroiminen kokonaissuunnitteluun - Järjestelmä mahdollistaa vyörytykset eli HKL:n sisäisten tulojen ja menojen kohdistamisen tulosyksiköltä toiselle. - Pääkäyttäjä voi lukita kaikilta suunnittelijoilta lukujen muuttamisen, tai vain osalta. - Suunnittelija voi kirjoittaa kommentteja suunnitelmien oheen. - Järjestelmään voi tuoda tai syöttää raamilukuja ja tavoitetasoja. - Pääkäyttäjä näkee lokitiedoista, kuka teki mitä ja milloin. Raportointi: - Järjestelmässä on mahdollisuus tarkastella suunnitelmia ja mittareita visuaalisesti, eli se sisältää tietyt vakioraporttinäkymät (esim. KPI:t, tuloslaskelmat, rahoituslaskelmat, jne.) - Pääasiassa raportointi hoidetaan tietovarastosta, jonne suunnittelujärjestelmästä viedään data. -Tietovarasto on Microsoft Azureen perustettu tietokanta. -Raportit tuotetaan Microsoft Power BI –ohjelmalla. Integraatiot: - SAP - Tietovarasto - Mepco (palkanlaskentajärjestelmä) - Basware (ostolaskujen kuvat) - Mahdollisesti muut integraatiot Pyydämme kiinnostuneilta Palveluntuottajilta kuvausta, jossa esitetään toimittajan järjestelmäratkaisun kyvykkyydet vastaamalla alla esitettyihin Tilaajan tarpeisiin ja kysymyksiin. 1. Lyhyt kuvaus yrityksestänne (historia, henkilömäärä, liikevaihto, jne.). 2. Lyhyt kuvaus tarjoamastanne ratkaisusta. 3. Mainitkaa muutama referenssi nykykäyttäjistä, erityisesti saman kokoluokan organisaatioista. Onko referenssikäyttäjiin mahdollisuus olla yhteydessä kokemusten kuulemiseksi? 4. Pystyykö järjestelmänne täyttämään HKL:n tavoitetilan (kts. yllä) vaatimukset? 5. Järjestelmän toimitusmahdollisuudet (On-Premises vs. SaaS/Pilvi). 6. Kuvatkaa lyhyesti järjestelmän käyttöönoton aikataulua ja tarvittavaa HKL:n resursointia. 7. Kuvatkaa lyhyesti järjestelmän käyttöön tarvittavaa osaamista (pääkäyttäjän, IT:osaston ja toimittajan roolit). 8. Millaisella hinnoittelu/lisensointimallilla tarjoatte ratkaisuanne, jos käyttäjiä on noin 100? 9. Alustava sitoumukseton kustannusarvio per vuosi (erikseen käyttöönotto ja vuosikustannukset). 10. Millaiset valmiudet toimittajalla on rakentaa yhteyksiä ko. suunnittelujärjestelmän ja HKL:n tietojärjestelmien välille (esim. SAP ja tietovarasto)? 11. Mahdollistaako järjestelmä investointien projektikohtaisen taloussuunnittelun, ennustamisen ja seurannan tai onko toimittajalla erillistä ohjelmistoa investointien taloussuunnitteluun ja seurantaan? 12. Onko toimittajalla erillistä ohjelmistoa strategisten tavoitteiden seurantaan (kvantitatiiviset ja kvalitatiiviset KPI:t)? Tilaajan alustava näkemys on, että taloussuunnittelujärjestelmä olisi tuotantokäytössä vuoden 2022 aikana. Tilaaja järjestää hankintaan liittyviä markkinavuoropuheluita syys-lokakuun aikana 2021. Palveluntuottajan tulee esittää kiinnostuksensa tilaisuuteen osallistumisesta 15.09.2021 klo 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Samalla palveluntuottajan tulee lähettää kuvaus ja vastaukset yllä esitettyihin kysymyksiin. Kuvaus ja vastaukset tulee esittää suomen kielellä. Lisätietokysymyksiä tähän tietopyyntöön liittyen voi lähettää 15.09.2021 klo 15:55 mennessä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Tilaaja ottaa kantaa esitettyihin lisätietokysymyksiin markkinavuoropuhelutilaisuuksien yhteydessä. Tilaaja valitsee kiinnostuksensa osoittaneista Palveluntuottajista markkinavuoropuheluihin enintään kymmenen (10) toimittajaa siten, että yhden markkinavuoropuhelun kesto on enintään kaksi (2) tuntia per Palveluntuottaja. Tilaaja valitsee Palveluntuottajat markkinavuoropuhelutilaisuuksiin sen mukaan miten Palveluntuottajan esittämä kokonaiskuvaus vastaa parhaiten Tilaajan tarpeita ja miten kokonaiskuvauksessa esitetty ratkaisu sopii parhaiten HKL:n toimintaympäristöön. Markkinavuoropuhelut pidetään joko Teams-puheluna etänä tai koronatilanteen niin salliessa henkilökohtaisesti HKL:n toimipisteessä Helsingissä. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa on mahdollisuus esittää kysymyksiä kaikista hankintaan liittyvistä asioista. Jos emme pysty vastaamaan kaikkiin esitettyihin kysymyksiin tilaisuudessa, lopullinen kannanottomme kysymyksiin tulee huomioiduksi tarvittaessa lopullisessa tarjouspyynnössä, mikä tulee näin kaikkien tarjoajien tietoon samalla tavalla ja yhtä aikaa, kun lopullinen tarjouspyyntö lähetetään.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Taloushallinto-ohjelmatuotteet (48442000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi
Pääasiallinen suorituspaikka