hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2023-09-11
Ilmoituksen numero	2023-136335
TED numero
Ostajaorganisaatio	Oulun kaupunki (0187690-1 ) kirjaamo, PL 71 (Kansankatu 55A) FI-90015 Oulun kaupunki http://www.ouka.fi
Hankinnan otsikkotiedot	Tietopyyntö Älykäs tapahtumaopas
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/sv/public/procurement/92650/notice/136335/overview
Originaali JSON tietue	136335.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää Oulun kaupungin tapahtumanjärjestäjän oppaan uudistuksen hankintaan liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti järjestelmää koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankintayksikön tavoitteena on tämän tietopyynnön perusteella hankkia tapahtumanjärjestäjän oppaan kokonaisuudistus, älykäs tapahtumajärjestäjän opas, joka ohjaa tapahtumanjärjestäjiä ja antaa heille heidän tarvitsemaansa tietoa räätälöidysti heidän määrittelemiensä parametrien perusteella. Oulun kaupungin tapahtumayksikkö voisi järjestelmään syötetyn tiedon perusteella tilastoida ja raportoida kaupungissa järjestettäviä tapahtumia ja kehittää tapahtuma-alaa tiedolla johtamisen keinoin. 1. Uuden älykkään tapahtumajärjestäjän oppaan vaatimuksia Tavoitteena on saada Ouluun uusi älykäs tapahtumajärjestäjän opas, josta löytyy kaikki tapahtumien järjestämiseen liittyvä tieto yhdestä paikasta. Oppaan tulee ohjata älykkäästi ja käyttäjälähtöisesti tapahtumien järjestäjiä siten, että he voivat esimerkiksi valita (ja varata) tapahtumalleen sopivan paikan/tilan, osaavat hakea tapahtumalleen tarvittavat luvat oikeilta tahoilta sekä ratkaista muita tapahtuman järjestämiseen liittyviä erityistilanteita. Älykäs tapahtumaopas on tapahtumajärjestäjien suunnittelutyökalu, jonka avulla järjestäjä osaa ottaa huomioon luvat, turvallisuuden, vastuullisuuden, voi valita sopivan tapahtumapaikan ja saa tietoa tapahtumien järjestämisestä. Tapahtumajärjestäjät voivat myös hakea älykkäästä tapahtumaoppaasta tapahtumien suunnittelun ja toteutuksen kannalta olennaisia tietoja selaamalla opasta itsenäisesti. Älykkään tapahtumaoppaan tulisi olla mahdollisimman pitkälle itse itseään ylläpitävä: se kerää eri tietovarannoista ja järjestelmistä datan samaan paikkaan siten, että tapahtumajärjestäjä voi työkalun parametrejä säätämällä saada itselleen relevanttia, ajantasaista tietoa, joka soveltuu hänen järjestämäänsä tapahtumaan. Tapahtumaoppaaseen voidaan joustavasti liittää tapahtumajärjestäjien ja Oulun kaupungin tapahtumayksikön tarvitsemia palveluita ja työkaluja, esimerkiksi lupa-, raportointi- ja ajanvarausjärjestelmiä jne. Tapahtumaopas tulisi toteuttaa upottamalla se Oulun kaupungin ouka.fi-verkkosivustoon. Opas ei voi olla erillinen nettisivusto, mutta sitä ei tarvitse kirjoittaa sisään ouka.fi:n rakenteeseen. Työkalu ei voi olla kyselylomakepohjainen (vrt. webropol, surveypal). Tavoitteena ja asetettujen tavoitteiden edellytyksenä on, että hankittava älykäs tapahtumajärjestäjän opas korvaa ouka.fi-sivustolla nykyisin olevan Tapahtumajärjestäjän oppaan (https://www.ouka.fi/oulu/tapahtumat/tapahtumajarjestajan-opas) Oppaan tulee • olla visuaaliselta ilmeeltään ja toiminnoiltaan yhdenmukainen Oulun kaupungin muun viestinnän ja toimintojen kanssa • ottaa huomioon, että pääosa sen käyttäjistä käyttää sitä mobiililaitteella • toimia myös tietokoneella • noudattaa saavutettavuuskriteereitä • täyttää Euroopan parlamentin ja neuvoston saavutettavuusdirektiiviin (2016/2102) sekä digitaalisten palveluiden tarjoamista koskevan lain (306/2019) mukaiset vaatimukset. Älykkään tapahtumaoppaan yksityiskohtainen vaatimusmäärittely on kesken, mutta sen toiminnallisuuteen, ominaisuuksiin ja sisältöön liittyen toivotaan huomioitavan alustavasti seuraavia asioita: Tapahtumajärjestäjien näkökulmasta tapahtumaoppaan tulee • Olla helppokäyttöinen ja intuitiivinen sekä hyödyntää tekoälyä. • Ohjata tapahtumajärjestäjiä hakemaan oikeat luvat sekä tekemään oikeat viranomaisilmoitukset oikeaan aikaan. • Ehdottaa järjestäjän tapahtumalle sopivia paikkoja tai alueita tämän syöttämien tietojen perusteella. • Ohjata tapahtumajärjestäjää ottamaan huomioon tapahtuman vaatiman infran ja tekniikan. Kun tapahtumajärjestäjä täyttää alustalle tietojaan, alusta kertoo mitä infraa ja teknisiä vaatimuksia tapahtumalle on. • Mahdollistaa tapahtumien järjestämiseen liittyvän tiedon hakeminen, esim. o Tietoa tapahtumapaikoista, esimerkiksi niiden infrasta, sijainnista, kapasiteetista, koosta jne. (integraatio Atla-alustaan) o Tapahtumapaikkojen tilanteesta jonakin tiettynä ajankohtana, esimerkiksi työmaista, kunnostustöistä ja rakennusaikatauluista tapahtuma-alueilla ja muista mahdollisesti tapahtumien järjestelyihin vaikuttavista asioista (integraatio relevantteihin kaupungin järjestelmiin) • Ohjata tapahtumajärjestäjiä kestävien tapahtumien järjestämiseen. Kun tapahtumajärjestäjä täyttää alustalle tietojaan, alusta antaa tietojen mukaisia kehotuksia kestävyyden toteuttamiselle tapahtumassa. • Ohjata tapahtumajärjestäjää ottamaan huomioon tapahtumien turvallisuuden ja tapahtumajärjestäjän vastuukysymykset. • Ohjata tapahtumajärjestäjää hakemaan rahoitusta tapahtumalleen: sekä kaupungin omia tapahtuma-avustuksia että ulkoisia rahoituslähteitä. • Auttaa järjestäjää löytämään tapahtumaansa esiintyjiä, alihankkijoita ja palveluita tapahtumien järjestämiseen. • Neuvoa järjestäjää tapahtumien viestinnässä ja markkinoinnissa. • Opastaa järjestämään saavutettavia ja esteettömiä tapahtumia. • Antaa tietoa tapahtumien järjestämisestä eri kielillä. Oulun kaupungin työntekijöiden näkökulmasta järjestelmän tulee: • Kerätä (ja tilastoida) tietoa tapahtumista. Tiedon syöttävät alustaan tapahtumajärjestäjät. Tietoa kerätään myös Atla-alustan kautta, Oulun kaupungin tapahtumakalenterista sekä esim. Oulun kaupungin lupapalveluista, joista tapahtumajärjestäjät hakevat erilaisia tapahtumaan liittyviä lupia • Tiedottaa alustalla Oulun alueen erilaisista tapahtuma-alueista. Tieto syötetään tai on jo syötetty olemassa olevalle atla.fi-sivulle, jonne tulee mm. alueen 360-kuva, sijainti ja tapahtuma-alueen tekniset yms. tiedot. • Kerätä tietoa siitä, miten tapahtumajärjestäjät käyttävät järjestelmää (ts. mitä tietoa he etsivät, minkälaisia tapahtumia Oulussa halutaan järjestää, jne.) • Kartoittaa tapahtumajärjestäjien syöttämien tietojen perusteella mahdollisia koulutustarpeita tai osaamisen puutteita, jotta kaupunki voi järjestää toimijoille sopivia koulutuksia. • Kerätä tapahtumien järjestämisessä tarvittavat tiedot ja ohjeet relevanteista tietovarannoista siten, ettei kaupungin työntekijöiden tarvitse päivittää niitä itse manuaalisesti järjestelmään. Järjestelmässä tulee olla integraatiot TAI linkitykset: • Oulun kaupungin omien yksiköiden, liikelaitosten jne. tuottamaan tietoon (esim. ympäristöpalvelut, tapahtuma-aluepalvelut, vesi- ja energiayhtiöt, rakennusvalvonta) siten että niihin syötettävä tieto päivittyy automaattisesti myös tapahtumajärjestäjän oppaaseen • Oulun kaupungin eAsiointi-järjestelmään, jonka kautta järjestäjä voi hakea esim. tapahtuma-avustuksia • Oulun kaupungin olemassa olevaan tapahtumakalenteriin https://tapahtumat.munoulu.fi/ • Atla.fi-alustaan ja sen sisältämään tietoon tapahtumapaikoista • Mahdollisiin tapahtumapaikkojen ja -alueiden varauskalentereihin (sekä Oulun kaupungin käytössä olevat järjestelmät että ulkoiset) • Muut Oulun kaupungin käytössä olevat järjestelmät, esim. ePermit, Trimble Locus Cloud / kartta.ouka.fi • Raportointityökaluihin esim. PowerBI tai vastaava • Viranomaisten lupapalveluihin, esim. Poliisi, AVI, Tukes, Pohde ja ELY-keskus, ja/tai potentiaalisesti TEM:n kehitteillä oleva Luvat ja valvonta -palvelu (https://tem.fi/luvat-ja-valvonta) • Mahdollisiin tietovarantoihin, joista löytyy tapahtuma-alalla toimivia yrityksiä, alihankkijoita ja muita toimijoita, joiden palveluita järjestäjä voi tapahtumassaan hyödyntää (esim. tapahtumatekniikka, ensiapu, lipunmyynti jne.) (Nykytilanne: tapahtumajärjestäjän oppaan alihankkijalistaa päivitetään manuaalisesti) • Muihin relevantteihin tietovarantoihin, joilla helpotetaan tapahtumien järjestämistä • Muille relevanteille verkkosivustoille, joilta tapahtumajärjestäjä voi hankkia lisätietoja (esim. rahoituslähteet) 2. Toteutuksen aikataulu Tapahtumajärjestäjän oppaan uudistus suunnitellaan toteutettavan 2,5-vuotisen hankkeen aikana, jonka on tarkoitus alkaa keväällä 2024 ja päättyä syksyllä 2026. Tarkempi aikataulu mahdollisessa tarjouspyynnössä. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1. Mikä teistä olisi paras tapa toteuttaa edellä kuvatun kaltainen järjestelmä? Pyydämme esittämään näkemyksiänne älykkään tapahtumajärjestäjän oppaan toteuttamisvaihtoehdoista. 2. Yksilöikää palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista. 3. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Onko yksi kokonaishinta kertamaksulla vai onko esim. kuukausi- tai vuosimaksu? Mitkä asiat vaikuttavat hintaan ja maksuerään? Mihin hinnoittelu perustuu (esim. käyttäjämäärään tai muuhun vastaavaan parametriin)? 4. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? 5. Aikatauluarvionne? Onko aikataululla hinnoitteluvaikutuksia ja jos on, niin millaisia? 6. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte mahdollisuuksien mukaan liittää oheen sopimusmallin. 7. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta mainitun kaltaisten palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. 8. Kuvatkaa palvelunne saavutettavuuden taso. Täyttääkö palvelunne saavutettavuuslainsäädännön kriteerit, jos ei, miltä osin ei? Onko aikataulua siihen, milloin palvelun on tarkoitus täyttää saavutettavuuslainsäädännön kriteerit? 9. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä ja projektisuunnitelmaa tehtäessä kannattaisi huomioida.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Tietojärjestelmät (48810000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1D9
Pääasiallinen suorituspaikka