hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2021-12-27
Ilmoituksen numero	2021-089300
TED numero
Ostajaorganisaatio	Ylä- Savon koulutuskuntayhtymä (0214765-5 ) PL 30/Asevelikatu 4 FI-74101 Iisalmi https://www.ysao.fi/hankinnat
Hankinnan otsikkotiedot	Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden hankinta
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/63015/notice/89300/overview
Originaali JSON tietue	89300.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tietopyynnön/markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinoita ja käydä läpi ratkaisuehdotuksia uuden taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden toteuttamiseksi. Hankinnan keskeiset tavoitteet ovat: • Taloushallinnon automaatioasteen nostaminen • Strategista suunnittelua ja ennustamista tukeva budjetointijärjestelmä • Talousraportoinnin parantaminen ja raportointiin käytettävän työajan vähentäminen • Talousprosessiin osallistuvan henkilöstön työn sujuvoittaminen • Järjestelmien helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys Hankintayksikön erityisenä painopisteenä on budjetoinnin, ennustamisen ja talousraportoinnin kehittäminen. Hankittavan suunnittelujärjestelmän tulee mahdollistaa eri lähdejärjestelmien tietojen yhdistely osana suunnitteluprosessia ilman manuaalisesti koottavia erillisaineistoja. Kaikki suunnittelussa tarvittava liike-toiminnan data tulee olla kerättynä yhteen kokonaisuuteen järjestelmän sisälle helposti tulkittavassa muodossa. Hankittavan suunnittelujärjestelmän tulee mahdollistaa suunniteluun osallistuvien henkilöiden ajan käytön fokusointi analysointiin ja päätösten tekoon tiedon keräämisen sijasta. Hankittavan suunnittelujärjestelmän tulee mahdollistaa käyttötalouden, investointien, henkilöstöresurssien sekä tase-erien ja rahoituksen suunnittelu kuukausi- ja vuositasolla. Järjestelmästä tulee olla 2-suuntainen integraatio ainakin kirjanpidon, työajan seurannan ja opiskelijahallinnon järjestelmiin. Suunnittelua tulee pystyä tekemään järjestelmässä moniulotteisesti ja liiketoimintalähtöisesti esim. opiskelijatietojen, käyttö-asteiden tai muiden liiketoiminnan ajureiden ja mittareiden avulla. Suunnittelujärjestelmän tulee mahdollistaa kirjanpitotasoisen talouden suunnittelun, toiminnan ja talouden mallinnuksen sekä strategisen suunnittelun yhdistäminen saumattomaksi kokonaisuudeksi. Järjestelmän tulee sisältää valmiina helppokäyttöiset visuaalisen raportoinnin ja analytiikan työkalut, jotka antavat kuvan liiketoimintapäätösten taloudellisista vaikutuksista. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus rullaavaan ennusteprosessiin ja erilaisten skenaarioiden luominen tulee sujua vaivattomasti. Hankittavassa raportointijärjestelmässä talousraportoinnin data tulee pystyä esittämään numeerisen tiedon lisäksi visuaalisten dashboardien avulla. Raportointijärjestelmän tulee tuottaa talouden datamassasta raportit automaattisesti ja raporttien tulee olla jatkuvasti ajan tasalla ja aina saatavilla. Mm. OKM:n ja Valtiokonttorin taloustiedonkeruun tiedot tulee saada helposti järjestelmistä raportoitua ja taloustiedonraportit ovat helposti määriteltävissä uudelleen. Valmiiden raporttipohjien lisäksi käyttäjän tulee pystyä muokkaamaan raportteja helposti ilman ohjelmointiosaamista. Järjestelmän tulee mahdollistaa ad hoc -tyyppinen raportointi ja vapaamuotoinen lukujen analysointi. Raporttien muokkauksen tulee olla nopeaa, helppoa ja joustavaa. Järjestelmän tulee mahdollistaa helppo porautuminen talousraportoinnin lukujen taakse ja tarjota syvyyttä dataan. Näkymiä tulee olla helppo suodattaa esimerkiksi kustannuspaikoittain, koulutuslinjoittain, kuukausittain ja toimipaikoittain. Samalta talousraportilta tulee voida tarkastella sekä koottuja että yksityiskohtaisia lukuja. Raporttien näkyvyyttä tulee pystyä rajaamaan eri oikeuksin jakamalla katselu- ja muokkausoikeuksia eri käyttäjille ja ryhmille. Hankinta koskee kaikkia talousjärjestelmien osioita sekä käyttöönotto- ja tukipalveluita. Uusi järjestelmäkokonaisuus voidaan muodostaa eri ohjelmistomoduuleista, jotka on integroitu keskenään. Eri ohjelmistomoduulit on kuitenkin oltava liitetty toisiinsa siten, että käyttökokemus on yhtenäinen ja esimerkiksi erillisiä moduulien välisiä kirjautumisia tai tiedonsiirtoja ei tarvita vaan kokonaisuus näyttäytyy yhtenä jatkuvasti ajantasaisena ohjelmistona käyttäjälle. Talouden järjestelmähankinnan pääpiirteittäinen sisältö on seuraava: • Talouden kokonaisjärjestelmä valmisohjelmistona siten että mukana on robotiikkaa tai koneoppimista hyödyntävän ostolaskujen käsittelyn vaatima toiminnallisuus • Käyttöönottoprojekti • Integraatiot • Tiedonsiirto nykyisistä järjestelmistä • Pääkäyttäjien ja käyttäjien koulutus • Ylläpito- ja tukipalvelu • Jatkokehitys Järjestelmän on täytettävä Suomen kirjanpitolain- ja asetusten taloushallintojärjestelmälle asettamat vaatimukset vakio-ominaisuutena. Järjestelmän on täytettävä kuntalain ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston kunnille ja kuntayhtymille asettamat vaatimukset. Järjestelmän tulee täyttää valtiovarainministeriön kunnille määrittämän automatisoiden talousraportoinnin taloustietojen tietosisältöjen ja teknisten kuvausten vaatimukset. Hankittavan ohjelmiston on oltava valmisohjelmisto ja tulevaisuudessa tehtävät järjestelmäpäivitykset on voitava toteuttaa ilman erillistä kehitys- ja käyttöönottoprojektia. Ohjelmisto on voitava määritellä ja ottaa käyttöön Ysaon prosesseja tukevaksi ilman ohjelmointityötä. Talousjärjestelmän tarjoaja voi halutessaan tarjota yhdessä valitsemansa alihankkijan kanssa. Hankintayksikkö neuvottelee ja tekee kuitenkin sopimuksen vain taloushallintojärjestelmän toimittajan kanssa, jotta asiakas-toimittajarajapinta pysyy selkeänä. Tarjoajalla on oltava esittää useita referenssejä vastaavan sisältöisistä pilvipohjaisista taloushallinnon toteutuksista tarjottavalla järjestelmällä. Hankittava ohjelmisto on voitava liittää muihin järjestelmiin valmiilla ja automaattisilla integraatiorajapinnoilla. Järjestelmässä on oltava laajamittainen ja konfiguroitava tuki laskentatunnisteiden käytölle ja niiden pohjalta raportoinnille (esim. järjestelmään voidaan avata haluttu määrä laskentatunnisteita ja niitä voidaan muuttaa tarpeen mukaan järjestelmän omilla toiminnallisuuksilla ilman ohjelmointityötä). Tarjoajalla tulee olla palvelussa ammattitaidoltaan ja lukumäärältään riittävät resurssit tuottamaan tuki-, kehitys- ja ylläpitopalveluita sovittavien palvelutasovaatimusten mukaisesti. Tarjoajalla tulee olla kyvykkyys tuottaa järjestelmäpalveluita 24/7. Tuki- ja ylläpitopalvelut sekä niissä käytettävät materiaalit tulee tuottaa suomen kielellä. Tarjoajan tulee pystyä varmistamaan järjestelmän jatkuva ja sujuva toiminta siten, että järjestelmän ylläpito- ja huoltotoimenpiteet aiheuttavat mahdollisimman vähän haittaa. Kokonaisuudessaan hankinta tehdään tulevaisuushakuisesti, priorisoiden prosessien sähköistämistä ja automatisointia mahdollistavia piirteitä. Ratkaisujen on tarjottava reaaliaikaisia raportointi- ja budjetointivälineitä niin johdolle kuin käyttäjille. Myös käyttäjäystävällisyys ja prosessien vaiheiden sujuva suorittaminen ovat hankintayksikölle tärkeitä. Markkinakartoituksessa arvioidaan mm. toimittajan tarjoaman järjestelmän toiminnallisuudet ja toiminnallisuuksien soveltuvuus Ysaon tarpeisiin, tarjotun järjestelmän tekninen toteutus Ysaon tarpeita vasten ja tarjotun järjestelmän liitettävyys Ysaon muihin järjestelmiin. Hankinnasta kiinnostuneita toimittajia pyydetään ilmoittamaan sähköpostitse edustamansa yrityksen yhteyshenkilön tiedot (puh.nro ja sähköpostiosoite) viimeistään 14.1.2022 mennessä. Toimittajien toivotaan samalla toimittavan kirjallisen, vapaamuotoisen kuvauksen hankintayksikön talousjärjestelmälle tässä dokumentaatiossa kuvaamien vaatimusten täyttymisestä toimittajan tarjoamalla järjestelmällä. Tietojärjestelmän toimintojen kuvaus voi sisältää esim: Teknologiaratkaisut, Integraatiot, toteuttamismallit ja periaatteet, Ylläpito- ja tukipalvelun kuvaus, Lokitietojen hallinta ja seuraaminen, Tilastointi- ja raportointitoiminnallisuudet, Hinnoittelumalli Toteutukset / referenssit Valmiit raportoinnin dashboardit Vastausmateriaalien toimittamisen jälkeen, hankintayksikkö sopii toimittajakohtaiset Teams-keskustelutilaisuudet korkeintaan viiden (5) kattavimmat ja hankintayksikön tarpeiden ja tavoitteiden näkökulmasta eniten lisäarvoa tuovat vastaukset toimittaneiden toimittajien kanssa. Markkinakartoitus ei velvoita Ylä-Savon koulutuskuntayhtymää toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua, eikä markkinakartoitukseen osallistuneille makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää
Hankintanimikkeistö (CPV) muut	Taloushalllinto-ohjelmistojen kehittämispalvelut (72212442) Taloushallinnon tietojärjestelmät (48812000) Taloushallinto-ohjelmatuotteet (48442000) Sovelluspalveluntarjoajat (72416000)
Aluekoodi	FI1D2
Pääasiallinen suorituspaikka

Päätös päivämäärä
Sopimusnumero
Myyjät