hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2022-12-07
Ilmoituksen numero	2022-114841
TED numero
Ostajaorganisaatio	Hämeenlinnan kaupunki (0146921-4 ) PL 84 FI-13101 Hämeenlinna https://www.hameenlinna.fi
Hankinnan otsikkotiedot	TIETOPYYNTÖ / MARKKINAKARTOITUS: Varausjärjestelmä
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/79304/notice/114841/overview
Originaali JSON tietue	114841.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Olemme tekemässä Hämeenlinnasta Suomen parasta julkista hankkijaa! Näin ollen haluamme, että tässä tietopyynnössä kuvattu mahdollinen tuleva hankintammekin tulee olemaan Suomen paras. Siihen tarvitsemme avuksi toimijoita, jotka arvostavat rehellistä ja avointa vuoropuhelua hankintayksikön kanssa, jotka nauttivat kilpailusta ja jotka haluavat edustaa oman alansa huippua. Kaikki tässä ilmoituksessa (tietopyynnössä) olevat tiedot ovat alustavia, joten ne eivät sido Hämeenlinnan kaupunkia mitenkään. HANKINNAN ALUSTAVA KUVAUS Hämeenlinnan kaupunki suunnittelee uuden varausjärjestelmän hankintaa kevään 2023 aikana. Varausjärjestelmällä tehtäisiin, maksettaisiin, uusittaisiin ja hallinnoitaisiin erilaisia varauksia kohteisiin, kuten mökkeihin, venepaikkoihin tai avaimiin. Haussa on hyvin toimiva ja kustannustehokas järjestelmä, joka taipuu monenlaisiin varauksiin. Hankinnan alustaviin tavoitteisiin on listattu järjestelmän soveltuvuuden kannalta keskeisiä vaatimuksia. Yhdellä järjestelmällä ei välttämättä tarvitse onnistua kaikki nimetyt osa-alueet, vaan voitte esittää myös esimerkisi yhtä tai kahta osa-aluetta palvelevaa järjestelmää, esimerkiksi järjestelmä jolla hoituisi venepaikkojen varaus ja avantouintiavainten hallinnointi ja näiden varausten uusiminen. Mielellään kuulisimme alustavat hintatiedot, eli paljonko käyttöönotto maksaisi millekin osa-alueelle ja minkälaiset ylläpitokulut olisivat. Jos jokin ominaisuus on haastava teidän järjestelmällenne, niin kertokaa sekin. HANKINNAN ALUSTAVAT TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on saada Hämeenlinnan kaupungin käyttöön monipuolinen ja helppokäyttöinen varausjärjestelmä, jossa myös varauskohteiden tietojen ja erilaisten järjestelmän lähettämien viestien muokkaus on sujuvaa. Keskeisenä vaatimuksena on varausten maksaminen ja uusiminen verkkopalvelussa. Yleiset vaatimukset - Palvelu toteutetaan SAAS-ratkaisuna ja toimittaja vastaa kokonaisuudessaan palvelun toimivuudesta - Järjestelmä on täysin selainkäyttöinen ja toimii uusimmilla Chrome ja Edge selaimilla ilman selainlisäosia. - Asiakaspuolen käyttöliittymä on responsiivinen, päätelaiteriippumaton ja toimii myös tyypillisimmillä mobiililaitteiden näyttöresoluutioilla. - Järjestelmän on oltava saavutettava (WCAG 2.1 kriteerit) - Järjestelmä ja toimittaja noudattavat voimassa olevia tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä lakeja ja asetuksia - Järjestelmä pitää lokia keskeisistä asioista Yleiset ominaisuusvaatimukset - Järjestelmän on mahdollistettava eri pituiset varaukset minuuttitasolta vuositasolle varauksen kohteesta riippuen - Maksulliset kohteet on voitava maksaa varauksen yhteydessä netissä Suomi.fi-maksuja käyttäen (Uusi Paytrail-maksurajapinta) - Varauskohteita, niiden esittelyitä, varauksien pituuksia, aukioloaikaoja ja varausehtoja täytyy voida muuttaa hallintokäyttöliittymästä pääkäyttäjätason tunnuksilla - Olemassa olevia varauksia on päästävä tarkastelemaan ja muokkaamaan pääkäyttäjätunnuksilla - Varaustietoja voi tuoda järjestelmään tai viedä järjestelmästä jossakin yleisessä muodossa kuten CSV, esimerkiksi järjestelmän vaihdon yhteydessä (vähintään järjestelmän toimittajan toimesta) - Maksutapahtumia täytyy päästä tarkastelemaan (kirjanpidon täsmäytys) - Maksutapahtumaraportti saatava ulos esim. Excel muodossa (optio) - Pääkäyttäjä voi varata myös maksullisia kohteita ilman verkkomaksua, näistä oma merkintänsä maksukirjanpitoon - Pääkäyttäjän on voitava tehdä toistuvia varauksia (esim. tietty tunti viikoittain, tiettyyn päivään asti) -- Toistuvan varauksen muokkaaminen sarjana tai yksittäin - Pääkäyttäjä voi tehdä varauksia täyttämättä kaikkia kenttiä ja ohi säädettyjen varausaikojen (optio) - Varausvahvistus sähköpostitse asiakkaalle verkkomaksun yhteydessä ja kuitti varausvahvistuksen liitteeksi - Pääkäyttäjä voi muokata varauskohteiden hintoja - Pääkäyttäjä voi muokata Vahvistusviestiä ja varausehtoja tuoteryhmittäin tai resursseittain - Pääkäyttäjä voi määrittää varauksen minimi/maksimipituuden kohteittain tai tuoteryhmittäin - Pääkäyttäjä voi määrittää kuinka monta vuorokautta ennen varauksen alkua varauksen saa aikaisintaan / viimeistään tehdä kohteittain - Pääkäyttäjä voi lisätä/muokata käyttäjätunnuksia Venepaikat - Varataan veneilykaudeksi (kesä) - Paikkojen tarkastelu karttanäkymässä (vähintään kohteittain) ja listanäkymänä - Paikkojen haku sijainnin tai paikan ominaisuuksien perusteella (optio) - Pääkäyttäjä voi poistaa varattavia paikkoja varauksesta - Pääkäyttäjä voi luoda uusia kohteita/paikkoja - Verkkomaksu netistä varatessa, palvelupisteellä maksetaan kassaan ja pääkäyttäjä tekee varauksen suoraan järjestelmään - Uusimislinkkien lähetys tekstiviestillä ja sähköpostilla kerran vuodessa. Linkin kautta varauksen maksaminen ja varauksen uusinta (tärkeä) - Määräaikana uusimattomat venepaikat vapautuvat varattavaksi - Kolme erityyppistä venepaikkaa - Laituripaikat -- Numeroidut paikat kaupungin laitureissa -- Osa paikoista avaimen takana, varaukseen tieto avaimen sijainnista (asiakkaalla/kaupungin hallussa) -- Kohteesta riippuva hinta - Numeropaikat -- Numeroidut soutuvenepaikat eri kohteissa - Polettipaikat / Veneiden maallevetoalueet -- Useita kohteita, poletti ei ole yksittäiseen kohteeseen, vaan käy kaikilla maallevetoalueilla -- Uusia poletteja voi luoda lennosta järjestelmään, näisssä kasvava järjestysluku -- Poletit haetaan kaupungin palvelupisteestä Avantouintipaikat - Avantouintipaikkojen pukukoppien avaimet haetaan palvelupisteeltä ja samalla merkataan varauksen tiedot järjestelmään - Yksi ja sama avain käy kaikkiin koppeihin - Varauksen aika on yksi talvikausi - Uusimisvaiheessa järjestelmä lähettää tekstiviestillä ja sähköpostilla linkin, jonka kautta tapahtuu varauksen uusiminen ja maksaminen - Järjestelmästä saa listan vanhentuneista (ei määräajassa uusituista) varauksista, jonka perusteella avaimet voidaan disabloida manuaalisesti - Myös uusimattomat avaimet jäävät asiakkaalle - Disabloidun avaimen voi aktivoida uudelleen tekemällä varauksen asiakaspalvelussa Mökit ja laavut - Osa kohteista varattavissa vuorokausittain ja osa tunneittain - Maksetaan verkkomaksulla verkon kautta varattaessa tai kassalla, jolloin pääkäyttäjä tekee varauksen järjestelmään - Avaimet haetaan palvelupisteeltä tai yhteistyökumppaneilta, ohje kohteen varausvahvistuksessa - Kohteista täytyy voida tehdä esittely ja muokata esittelyä varauspalveluun pääkäyttäjätunnuksilla -- Esittelyyn voitava lisätä kuvia - Pääkäyttäjä voi määrittää kuinka paljon ennen ajankohtaa varaus on vähintään ja enintään tehtävä (yleisissä vaatimuksissa) - Karttanäkymä kohteen sijainnista - Käyttöastetilasto (optio) Urheilukentät - Ulospäin näkyy kentät esittelyineen ja niiden varaustilanne - Pääkäyttäjä tekee varaukset Kirjaston tilavaraukset - Varaukset tehdään kirjastokortilla kirjautuneena - Integraation kautta tarkastetaan kirjastokortin numero ja pin-koodi - Suorat varaukset, jotka menevät suoraan hyväksytyksi - Alustavat varaukset, jotka henkilökunta hyväksyy. -- Varausvahvistus molemmista vaiheista asiakkaalle -- Pääkäyttäjä voi määrittää kullekin resurssille hyväksyjän - Varauslomakkeet itse muokattavia -- Eri kysymykset riippuen tilasta, esim laskutusosoite - Varaukset maksuttomia tai laskutettavia - Eri kieliset kuvaustekstit (suomi/englanti) - Rajoitus varausten määrästä /henkilö /resurssityyppi - Haluttujen resurssien varaustilanteen näyttö Infonäytöllä, useampia erilaisia näkymiä (esim kerroksittain) -- Resurssien kohdalla valinta, näkyykö millä infonäytöllä, myös asiakas saa valita näkyviin tai ei näkyviin - Kirjautuneena voi perua tai siirtää omia varauksia - Päiväkohtainen varausnäkymä pääkäyttäjille kaikista tiloista - Yleinen tiedotekenttä, joka näkyy kaikille (esim näytön yläreunassa) - Varauksiin ylläpidon kommenttimahdollisuus (sisäinen) - Käyttöastetilasto kohteittain - Varausvahvistuksessa omaan kalenteriin tallennettava ical-merkintä Muita optioita - Graafinen esitys vapaista venepaikoista (ja mahdollisesti muista sopivista kohteista) - Resurssi, joka koostuu useammasta varattavasta resurssista, esim. iso kenttä, joka on jaettavissa osiin - Resurssi, jonka voi varata toisen resurssin optiona (esim. mökki + saunavuoro) - Maksuttomat varaukset, jotka kulkevat hyväksymisprosessin kautta - Tilavaraukset, joista integraatio O365 kalenteriin - Azure AD käyttäjätunnusintegraatio - Vain henkilökunnan käytössä olevat varauskohteet (esim. käyttäjätunnusintegraation kautta tunnistetut varaajat) ILMOITTAUTUMINEN Hankinnasta kiinnostuneita toimijoita pyydetään ilmoittautumaan sähköpostilla osoitteeseen [email protected] 3.1.2023 mennessä. Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään toimittamaan tietoa toimijan varausjärjestelmästä, soveltuvuudesta edellisessä kohdassa määriteltyihin vaatimuksiin ja hinnoittelusta. MUUT TIEDOT Tämä ei ole tarjouspyyntö eikä hankintailmoitus, joten tämän ilmoituksen julkaisemisella ei aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun liittyvä tietopyyntö. Tämä ilmoitus ei velvoita Hämeenlinnan kaupunkia toteuttamaan varsinaista hankintaa eli hankintaa ei välttämättä toteuteta. Hankinnan kohdetta ja aikataulua tarkennetaan myöhemmin, joten hankinnan kohde ja/tai aikataulu voi muuttua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan tarjouskilpailussa. Hämeenlinnan kaupunki ei maksa korvausta tietopyyntöön vastaamisesta eikä markkinakartoitukseen ja vuoropuheluun osallistumisesta.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Tietojärjestelmät (48810000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1C2
Pääasiallinen suorituspaikka