hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2022-09-22
Ilmoituksen numero	2022-108922
TED numero
Ostajaorganisaatio	Suomen ympäristökeskus (0996189-5 ) Latokartanonkaari 11 FI-00790 Helsinki http://www.syke.fi
Hankinnan otsikkotiedot	"Baltic Sea Science Congress" kongressin järjestäminen
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/74857/notice/108922/overview
Originaali JSON tietue	108922.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Toimittajan tehtävänä on järjestää Tapahtuma nimeltä Baltic Sea Science Congress 2023 Ajankohta 28.8-1.9.2023 Paikka Helsinki Arvioitu osallistujamäärä noin 300 henkilöä Arvioitu abstraktien määrä noin 200 Järjestävä organisaatio Suomen ympäristökeskus Tapahtuma on kansainvälinen Tapahtuman järjestämistapa: paikan päällä Tapahtumaan sisältyy: luentoja yhdessä salissa (plenary) rinnakkaissessioita 3 kpl posteritilaisuus 2 kpl posterit koko ajan esillä konferenssin aikana. Iltatilaisuus/ dinner ja ohjelma (1 kpl) Retki (R/W Aranda, Helsinki) – 1 kpl Taloushallinto Toimittaja laatii budjetin yhteistyössä SYKEn kanssa. Toimittaja hoitaa tapahtuman maksuliikenteen (luottokorttimaksun kerääminen osallistujilta, talousseuranta, lopputilitys). Toimittaja kerää osallistumismaksun ja iltatilaisuusmaksun ja tilittää ne SYKElle. Osallistumismaksun suuruus on n. 350 € / osallistuja ja iltatilaisuusmaksu on n. 70 € / osallistuja. Tehtävään kuuluu osallistumismaksujen vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi ja peruuttavien osallistujien rahapalautukset. Käytettävät maksutavat ovat verkkopankki (kotimaiset), luottokortti (Visa, MasterCard, EuroCard, Amex) tai laskutus. Osallistujilta ei voi periä maksutapalisää, mutta tarjoaja saa laskuttaa nämä jälkikäteen Suomen ympäristökeskukselta. Annetun yksikköhinnan tulee sisältää luottokunnan provisiot yms. maksut, jotka ovat etukäteen tiedossa. Normaalista poikkeavat lisäkulut voidaan laskuttaa jälkikäteen Suomen ympäristökeskukselta. Osallistumismaksulla katetaan koittavat kulut tilasta ja ruokailuista, jotka tilitetään SYKElle. Osallistujayhteydet Toimittaja valmistelee sähköisen ilmoittautumislomakkeen SYKEn avustuksella ja laatii siihen ohjeistuksen, sekä vastaa kyselyihin. Majoitusjärjestelyt: Toimittaja valitsee sopimushotellit ja hoitaa yhteydenpidon tapahtuman hotellien kanssa (tarjouspyynnöt, kiintiövaraukset, majoitukseen liittyvät ohjeistus). Osallistujat hoitavat ja maksavat itse varauksen suoran hotelliin. Kongressin nettisivujen toteutus, sisältöjen syöttäminen sekä ylläpitäminen hankkeen ajan. Sivujen päivitys arviolta 4 kertaa. Abstraktit ja esitykset Toimittaja vastaanottaa abstraktit sekä tallentaa ja toimittaa ne SYKElle. Hyväksytyt abstraktit kootaan verkkosivuille ohjelman mukaisesti abstraktikirja- muodossa. https://conferences.au.dk/fileadmin/user_upload/BSSC2021/BSSC_2021/AbstractbookBSSC2021.pdf Lopullisten esitysten vastaanotto ja tallentaminen, sekä saattaminen esittäjille käytettäväksi kongressitilaisuudessa. Yleisorganisointi Tiloihin ja posteritilaisuuteen (2 sessio) liittyvät järjestelyt ja ylläpito kokouksen aikana ( aikataulut, koristelut, opasteet, ilmoittautumis- ja infopisteet, esityksien ohjaaminen, fasilitointi, posteritaulut toimitus ja asentaminen, posterin vastaanotto) Yhteydenpito kutsuttujen luennoitsijoiden kanssa (5 hlö) liittyen käytännön järjestelyihin (matkajärjestelyt, majoitus, av-tarpeet, materiaalit). Syke maksaa luennoitsijoiden matkakulut. Osallistujille jaettavan, käytännön järjestelyihin liittyvän materiaalin laatiminen ja/ tai hankkiminen (kassin pakkaaminen, käsiohjelman taitto ja tulostus, nimilappujen/ tarrojen tekeminen, lipukkeet, ohjeet, kartat yms.) Sosiaalisen illan ja siihen liittyvän oheisohjelman suunnittelu yhdessä SYKEn kanssa. Ohjelman käytännön järjestelyt. SYKE valitsee tilat ja maksaa ruokailun iltatilaisuusmaksulla. Retken järjestelyt, 30.8. 2023: opastus ja tarpeen mukaan kuljetus Kongressipaikalta tutkimisalus Arandalle (Kauppatori, Helsinki)
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Näyttelyjen, messujen ja kongressien järjestelypalvelut (79950000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1B1
Pääasiallinen suorituspaikka	Kongressitilat Helsingissä.