hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2021-12-13
Ilmoituksen numero	2021-088328
TED numero	2021/S 245-645520
Ostajaorganisaatio	Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy (2553600-4 ) PL 52 FI-87101 Kajaani http://www.kamk.fi
Hankinnan otsikkotiedot	TIETOPYYNTÖ/MARKKINAVUOROPUHELU Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:n talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden järjestäminen
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/62381/notice/88328/overview
Originaali JSON tietue	88328.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tietopyynnön/markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinoita ja käydä läpi ratkaisuehdotuksia ammattikorkeakoulun ja OKM:n vaatimuksia vastaavan talous- ja henkilöstöpalveluiden ratkaisun toteuttamiseksi. Tietopyyntö ei velvoita Kajaanin ammattikorkeakoulua toteuttamaan varsinaista hankintaa tai hankinta voidaan toteuttaa tätä tietopyyntöä suppeammin. Tietopyyntöön vastaaminen ja vuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle eikä vuoropuhelu sido ketään siihen osallistuvaa tahoa. Tietopyyntöön osallistujilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään työstä. Mahdollisissa tulevissa kilpailutuksissa tullaan soveltamaan lakia julkisista hankinnoista.Tietopyynnön ja kartoituksen tavoitteena on selvittää talous- ja henkilöstöpalveluiden vaihtoehtoiset toteuttamistavat. KAMK:lle haetaan nykyaikaisia järjestelmiä sekä ulkoistettua palvelua hr-järjestelmien, ulkoistetun palkanlaskennan sekä matka/kululaskujärjestelmien osalta. Lisäksi haetaan kirjanpidon järjestelmää sekä ulkoistettua palvelua kirjanpidon hoitamiseksi. Järjestelmäkokonaisuudet sekä palvelut on mahdollista tarjota KAMK:lle sekä yhdessä että erikseen. Järjestelmät ovat työntekijöiden käytettävissä myös etänä, kullekin työntekijälle määritellyin oikeuksin. Alle haettavien järjestelmä – ja palvelukokonaisuuksien yleisiä vaatimuksia. Hankittavien järjestelmien osalta hr-järjestelmistä ja kirjanpidon järjestelmistä tulee olla mahdollista rakentaa liittymärajapintoja eri järjestelmien välille tiedonsiirtoa varten. - palvelussuhteen hallinta - henkilötietojen hallinta - työajan ja poissaolojen hallinta - lomatietojen käsittely ja ylläpito, lomaoikeus raportit, lomien käsittely järjestelmän kautta - palkanlaskenta ja -maksu - matka/kululaskujärjestelmä sekä maksatus, joko erillinen ohjelma tai palkanmaksujärjestelmässä - vähennystietojen ylläpito - tiedonsiirto palkkahallinnon ulkoisille toimijoille - tiedonhaku palkkahallinnon ulkoisilta toimijoilta - raportointi, ja erityisesti OKM:n raportoinnin mukaiset vaatimukset: OKM koodisto ja OKM:n henkilöstötiedonkeruun mukaiset tiedot pitää olla saatavissa järjestelmistä helposti - palkka-aineiston toimittaminen kirjanpitoon - työsuhteen päättyminen Palkkahallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - Excel/csv-siirtotiedostojen vastaanotto - verkkopalkkapalvelu - palkkojen maksatuspalvelu - arkistointi joko KAMK:n käyttämään tai toimittajan omaan arkistoon Henkilöstöhallintojärjestelmän tulee sisältää ainakin: - räätälöitävissä oleva työsopimus - räätälöitävissä olevat lomakkeet ja raportit, huomioiden myös muuttuvat tarpeet ajan kuluessa. - reaaliaikainen tiedonsiirto palkkahallintojärjestelmään - optioina rekrytointijärjestelmä - raportointi, työyhteisötutkimuksen laadinta ja työajanhallinta KAMK:lle haetaan nykyaikaista kirjanpitojärjestelmää ja ulkoistettua kirjanpitoa. Haettavan järjestelmä- ja palvelukokonaisuuden yleisiä vaatimuksia ovat: - taloussuunnittelun työkalut ovat osa kirjanpidon järjestelmää tai se on erillinen järjestelmä - kirjanpidon järjestelmä ja ulkoistettu kirjanpito, joka toteutetaan ulkoistettuna palveluna voimassa olevien lakien ja säädöksien mukaan, huomioiden myös OKM koodisto - käyttöomaisuuskirjanpidon hoitaminen, poistoajot - myyntilaskutuksen ja myyntireskontran hoitaminen - myyntilaskutuksen perintä tai perinnän siirtäminen kolmannelle osapuolelle - maksuliikenne ja tiliotetapahtuminen kirjaaminen - kassanhallinta ja kassavarojen riittävyydestä huolehtiminen - sijoitus- ja rahoitusomaisuuteen liittyvät kirjaukset - ostolaskujen kierrätys ja ostoreskontran hoitaminen - räätälöitävissä olevat raportit muuttuviin tarpeisiin, ajantasainen kuukausikirjanpito on asiakkaan käytettävissä ja raportoitavissa nopeasti ja helposti - tiedonsiirto kirjanpidon ulkoisille toimijoille - tiedonhaku kirjanpidon ulkoisilta toimijoilta - OKM:n taloustiedonkeruun tiedot saadaan helposti järjestelmistä raportoitua ja taloustiedonraportit ovat helposti määriteltävissä uudelleen -tilinpäätöksen laatiminen KAMK:n volyymit ovat määritelty suuntaa antavasti. Korona on vaikuttanut volyymeihin siten, että transaktioita/tapahtumia on ollut normaali vuosia vähemmän. Tulevaisuudessa organisaation kasvu ja sen myötä volyymien kasvu on todennäköistä. Arvio Kamk:n volyymeistä: Palkkapussit/Vuosi min-max.arvio: 3300-3600 Palkkiot /Vuosi min-max.arvio: 25-30 Ostolaskut /Vuosi min-max.arvio: 3500-5000 Myyntilaskut/Vuosi min-max.arvio: 900-1200 Matkalaskut /Vuosi min-max.arvio: 300-900 HTV /Vuosi min-max.arvio: 220-240 Palveluista osa voidaan toteuttaa omana työnä. Eri ohjelmistojen välillä täytyy olla laaja integraatiomahdollisuus. Hankkeen tavoiteaikataulu: Käyttöönoton läpivienti vuoden 2022 aikana ja järjestelmät ja palvelut käytössä 1.1.2023 uudella palveluntarjoajalla. Toiveena olisi, että talousarvio 2023 laadittaisiin jo uudessa järjestelmässä syksyllä 2022, mikäli on aikataulullisesti mahdollista.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (79200000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut	Kirjanpitopalvelut (79211100) Palkkahallinto (79211110)
Aluekoodi	FI
Pääasiallinen suorituspaikka