hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2021-11-15
Ilmoituksen numero	2021-086340
TED numero
Ostajaorganisaatio	Vaasan kaupunki (0209602-6 ) PL 3 FI-65100 Vaasa http://www.teese.fi
Hankinnan otsikkotiedot	Kokoelmahallintajärjestelmä
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/61031/notice/86340/overview
Originaali JSON tietue	86340.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tämä tietopyyntö ja sen tavoite Vaasan kaupungin museot valmistelee kilpailutusta kokoelmahallintajärjestelmästä, ja tällä tietopyynnöllä on tarkoitus kartoittaa hankinnasta kiinnostuneita alan toimijoita ja potentiaalisia tarjoajia sekä tarkastella hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaista kilpailutustapaa. Tavoitteena on saada alan toimijoilta kommentteja ja näkemyksiä mm. alustaviin tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusehtoihin sekä vaatimusmäärittelyihin. Lisäksi pyydetään alustavia tietoja mm. hinnoitteluun ja aikatauluun liittyen. Tietopyynnön vastaukset tulevat ainoastaan hankintayksikön käyttöön. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyynnössä ilmoitetut tiedot hankinnasta sekä hankintamenettelystä ovat alustavia, ja lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö voivat poiketa tässä tietopyynnössä mainituista tiedoista. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan joulukuussa 2021. Tausta ja hankinnan perustelu Vaasan kaupungin museoiden organisaatio muodostuu neljästä museosta. Niistä kaksi, Kuntsin modernin taiteen museo ja Tikanojan taidekoti, ovat taidemuseoita, joiden kokoelmia hallinnoidaan Muusa-kokoelmahallintajärjestelmän avulla. Objektien tyypin ja määrän osalta laajin ja heterogeenisin on yli 120 vuotta vanha Pohjanmaan museo. Sen kokoelmiin kuuluu satojatuhansia kulttuurihistoriallisia esineitä ja valokuvia, mittava ja arvokas taidekokoelma sekä luonnontieteellinen kokoelma. Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa hallinnoidaan WebMusketti-kokoelmahallintaohjelman avulla. Taidekokoelma on tallennettu Muusa-järjestelmään. Museon luonnontieteellisen kokoelman näytteet tallennetaan valtakunnallisiin Kotka- ja Kastikka -tietokantoihin. Vanhan Vaasan museossa on esillä pitkäkestoinen Pohjanmaan museon kokoelmiin perustuva näyttely. WebMusketti on Museoviraston hallinnoima järjestelmä, jonka tuesta on vastannut Museovirasto. Museoviraston tarjoama tuki WebMusketille päättyy 31.12.2022. Musketti-järjestelmää käyttävät museot, kuten myös Pohjanmaan museo, joutuvat hankkimaan uuden kokoelmahallintajärjestelmän. Uuden järjestelmän hankinta on tullut ajankohtaiseksi myös siksi, että Vaasan kaupungin museoille myönnettiin alueellinen vastuumuseotehtävä. Se edellyttää, että Vaasan kaupungin museot tarjoavat kokoelmahallintapalvelua toiminta-alueensa paikallismuseoille. Vaasan kaupunki ja useat sitä ympäröivät kunnat ovat kaksikielisiä, mutta museon tämänhetkiset kokoelmahallintajärjestelmät toimivat vain suomen kielellä. Uuden, nyt hankinnan kohteena olevan järjestelmän tulee toimia siksi sekä suomen- että ruotsinkielellä. Kahden erillisen kokoelmahallintajärjestelmän, WebMusketin ja Muusan, ylläpito on kuormittavaa etenkin kun rajanveto taiteen ja kulttuurihistoriallisten esineiden välillä on toisinaan vaikeaa ja myös määrittelyperusteet muuttuvat ajan myötä. Vaikka Muusaa tukevan Suomen taide ja taidekokoelmat -osuuskunnan toiminta jatkuu, on Vaasan kaupungin museoiden tavoitteena saattaa kulttuurihistorialliset kokoelmat, arkistokokoelmat että taidekokoelmat vaiheittain saman kokoelmahallintajärjestelmän piiriin. Aikataulullisesti ensisijainen on Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa koskevien tietojen saattaminen uuteen kokoelmahallintajärjestelmään, mutta tarjouksessa pyydetään huomioimaan myös Muusa-järjestelmän siirrosta koituvat kustannukset vaikka itse migraatio toteutettaisiinkin myöhemmin. Muusan migraatio ajoittuisi arviolta vuosiin 2023 - 2026. Hankinnan lähtötilanne ja kokoelmien volyymi Pohjanmaan museo on perustettu vuonna 1895, ja vanhimmat kokoelmia koskevat tiedot ovat peräisin tuolta ajalta. Kokoelmahallinnan tekee haasteelliseksi se, että joiltain osin Pohjanmaan museon kokoelmaan ja Hedmanin kokoelmaan on luetteloitu saman tunnuksen alle sekä taideteoksia ja kulttuurihistoriallisia esineitä. Lisäksi molempiin järjestelmiin on viety samoja objekteja, mutta inventaarionumero on näiltä osin erilainen järjestelmän teknisistä ominaisuuksista johtuen. Museon pitkän toimintahistorian ajan luetteloinnin käytännöt ovat vaihdelleet. Muskettiin on luetteloitu kokoelmia sekä suomen- että ruotsinkielellä kun taas Muusassa tiedot ja asiasanoitus ovat pääasiassa suomeksi lukuun ottamatta taideteosten nimiä ja litteroituja hankintatietoja. Web-Muskettiin on digitoitu tähän mennessä noin 46 000 kulttuurihistoriallisen kokoelman objektia. Valokuvakokoelmaan kuuluu kaikkiaan on n. 250 000 kuvaa, ja niistä WebMuskettiin on digitoitu n. 13 500. Muusaan on talletettu perustiedot runsaasta 8 000 teoksesta, joista kuvallisia, digitoituja taideteoksia on Muusassa yli 5 800. Kaikkiaan digikuvia Muusassa on yli 9000. Vaasan kaupungin museoiden kokoelmissa on edelleen tuhansia objekteja ja monen tyyppistä aineistoa, jonka tietoja ei toistaiseksi ole siirretty sähköisiin järjestelmiin. Esimerkiksi arkistoaineistosta Muskettiin on luetteloitu vasta valokuva-aineistoa, mutta jatkossa digitoidaan myös asiakirja-aineistoa sekä av-aineistoa, karttoja ja merikortteja. Museotyön päätehtävät ja kokoelmahallintajärjestelmä Hankinnan tavoitteena on löytää Vaasan kaupungin museoiden kokoelmia palveleva järjestelmä, joka kattaa keskeiset ominaisuudet ammattimaiseen kokoelmien hallintaan. Museon perustehtäviin kuuluu tallentaminen, joten kokoelmahallintajärjestelmään kirjataan mahdollisimman laajasti kokoelmaobjekteja koskevat kuvailutiedot, niiden hankintaa, ylläpitoa ja käsittelyä koskevat tiedot, dokumentaatio ja aineistoiden käyttöön liittyvät oikeudet. Kokoelmaobjektien säilyminen turvataan konservointitoimenpiteillä. Siksi kokoelmien kuntoa ja konservointia koskevaa tieto tulee voida tallettaa kokoelmahallintajärjestelmään. Museot välittävät kulttuuriperintöä esittelemällä aineistojaan näyttelyissä ja tarjoamalla tietopalveluja tutkijoille. Laajoille käyttäjäjoukoille kokoelmia koskevia kuvia ja tietoja välitetään yhteisten käyttöliittymien ja hakupalveluiden kuten Finnan kautta. Vaasan kaupungin museoiden muihin palveluihin kuuluvat muiden muassa taideteosten sijoittaminen kaupungin virastoihin ja antolainaustoiminta museoille. Kokoelmaobjektien käyttöoikeuksia, hoitoa ja esittelyä koskevia sopimuksia syntyy näin ollen runsaasti. Sopimusten tallentaminen osaksi kokoelmahallintajärjestelmää tehostaa kokoelmatyöhön käytettävää työaikaa ja säilyttää kokoelmia koskevan tiedon yhtenäisesti samassa paikassa. Uuden, hankinnan kohteena olevan järjestelmän tulee vastata myös toimintaympäristön muutoksia, aineettoman kulttuuriperinnön tallentamista ja digitaalisen aineiston kasvavaa määrää. Aineistojen ja tietojen hallinta Kokoelmatietokantaan tallentuu yksityisiä ja yrityksiä koskevia toimijatietoja, jotka muodostavat toimijarekisterin. Henkilötietojen hallinnan tulee täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalainsäädännön ehdot. Kokoelmahallintajärjestelmän käyttäjät nyt ja lähitulevaisuudessa WebMusketin käyttöoikeudet on annettu tällä hetkellä 19 henkilölle. Yhdellä työntekijöistä on pääkäyttäjän oikeudet, osalla käyttäjistä vain selausoikeudet WebMuskettiin. Esimerkiksi museomestareiden tehtäviin kuuluu objektien paikkamerkinnän tekeminen WebMuskettiin, joten heidän käyttöoikeutensa rajatuvat tähän, kun taas tutkija ja amanuenssi luetteloivat esineitä, mikä edellyttää laajoja käyttöoikeuksia. Toisille WebMusketti on työkalu, jota käytetään päivittäin 5 – 7 tuntia, toiset käyvät WebMusketissa kenties kerran kuukaudessa 1 - 3 tunnin ajan etsimässä tietoa kokoelmateoksista tai täydentämässä puuttuvia tietoja. Muusan käyttöoikeudet on annettu 19 henkilölle. Aktiivisia käyttäjiä on tällä hetkellä viisi, mutta Muusan katselu- ja rajattua tallennustoimintaa käyttää enemmän tai vähemmän päivittäin 7 henkilöä. Käyttöoikeuksia voidaan lisäksi myöntää museon ulkopuolisille, projektityötä tekeville niin että tarkka käyttäjien määrä ja käyttöaste on jo nykyisellään vaikea määritellä täsmällisesti. Alueellisen vastuumuseotehtävän myötä Vaasan kaupungin museot tarjoavat alueensa paikallismuseoille mahdollisuutta ottaa uusi kokoelmahallintajärjestelmä käyttöön. Paikallismuseoiden työvoimaresurssit rajatuvat usein kesäkauteen, jolloin museot ovat avoinna. Harvoilla paikallismuseoilla on henkilöstöä, joka voisi kohdistaa toimintansa sähköisiin kokoelmapalveluihin. Vaasan kaupungin museot ovat kuitenkin varautuneet siihen että 2 – 5 museota tulevat ottamaan käyttöönsä uuden kokoelmahallintajärjestelmän kolmen vuoden aikajänteellä. Kokoelmahallintajärjestelmän tulee olla helppokäyttöinen, jotta myös ne, jotka käyttävät harvemmin tietoteknisiä työkaluja voisivat hallita omaan tehtävänkuvaansa kuuluvat toiminnot. Toivomme siksi kokoelmahallintajärjestelmien toimittajilta demotilaisuutta hankintaa koskevan päätöksen tueksi. Tavoiteaikataulu Päätös uudesta järjestelmästä tehdään tammikuussa 2022. Käyttöönotto ja migraatio toteutetaan vuoden 2022 aikana. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä on käytössä vuoden 2023 alussa. Aikatauluun liittyvistä tai muista keskeisistä syistä Muusa voidaan siirtää uuteen järjestelmään myöhemmin.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (72000000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI195
Pääasiallinen suorituspaikka