hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2020-12-14
Ilmoituksen numero	2020-060349
TED numero	2020/S 247-614657
Ostajaorganisaatio	Vantaan kaupunki (0124610-9 ) PL 1100 FI-01030 Vantaan kaupunki http://www.vantaa.fi
Hankinnan otsikkotiedot	TIETOPYYNTÖ: Vammaispalvelulain mukaisen henkilökohtaisen avustamisen palvelujen hankinta Keravan ja Vantaan kaupungeille
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/44971/notice/60349/overview
Originaali JSON tietue	60349.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö. Varsinainen tarjouskilpailu on tarkoitus järjestää vuonna 2021. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankittavan palvelun saatavuutta ja ominaisuuksia koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Uuden kilpailutuksen taustalla on havaittu tarve muuttaa sopimusehtoja suuntaan, joka vie yhteistyötä puhtaasta ostamisesta kumppanuuden suuntaan. Tavoite on selkeyttää pelisääntöjä siten, että kummankin osapuolen vastuut ja oikeudet ovat tarkemmin kirjattu sopimuksiin ja että sopimukset kuvaavat mahdollisimman hyvin yhteistyötä. Ymmärrys palveluntuottajiemme työtavoista, osaamisesta, onnistumisista sekä haasteista auttaa meitä parantamaan tarjouspyyntöämme siten, ettei palveluntuottajan tarvitse hinnoitella niin paljon riskiä palveluunsa ja työpanos voidaan käyttää asiakkaiden hyväksi. Vuoropuhelu on rakennettu siten, että jokainen otsikko kuvaa aluksi taustaa selvitettäviin kysymyksiin ja lopuksi listataan kysymykset, joihin toivomme vastauksia. Kysymme lisäksi kiinnostustanne osallistua kahdenkeskiseen tapaamiseen, jossa vastauksia käydään läpi tarkemmin. Valitsemme vastausten perusteella 2-4 erikokoista yritystä kahdenkeskisiin keskusteluihin. Ilmoittakaa vastauksissanne, mikäli teitä kiinnostaa osallistua syvällisempään keskusteluun aiheesta. Pyydämme pitämään vastaukset lyhyinä, mutta kuitenkin kuvaamaan ajatuksianne tarpeeksi syvällisesti. Vastauksia käsitellään luottamuksellisesti. Vuoropuhelu pyritään käymään alkuvuodesta 2021 kirjallisesti ja/tai suullisesti, kaupungin päättämällä tavalla. Pyydämme markkinakartoituksesta/tietopyynnön sisällöstä kiinnostuneita palveluntuottajia lähettämään kommentit sähköpostitse osoitteeseen [email protected] 27.1.2021 klo 12.00 mennessä. Sähköpostin viestikentässä on oltava merkintä "Tietopyyntö” VAMMAISPALVELULAIN MUKAISEN HENKILÖKOHTAISEN AVUSTAMISEN PALVELUJEN HANKINTA KERAVAN JA VANTAAN KAUPUNGEILLE VD/9250/02.08.00.00/2020” ja yrityksen nimi. Asiakkailla on erilaisia tarpeita palvelun sisällön, tuntimäärän, ajankohdan, alueen yms suhteen. Erilaisilla asiakkuuksilla voi olla erinäisiä vaikutuksia henkilöstöön, työrytmitykseen, hinnoitteluun yms. Haluamme ymmärtää millaisia asioita te ajattelette, kun päätätte teille sopivan asiakkaan ottamisesta ja miten heidän tarpeensa näkyvät teidän työnne järjestämisessä. 1) Millaiset asiakkuudet ovat teille kiinnostavimpia? 2) Millaiset asiakkuudet ovat teille vähemmän kiinnostavia? 3) Ryhmittelettekö asiakkaita jollakin tavalla? 4) Millaiset asiat ovat hyviä ja millaiset vaikeita pienen palveluntarpeen asiakkaissa (1-8h/vko)? 5) Millaiset asiat ovat hyviä ja millaiset vaikeita keskimääräiset palveluntarpeen asiakkaissa (9-25h/vko) 6) Millaiset asiat ovat hyviä ja millaiset vaikeita suuren palveluntarpeen asiakkaissa (>25h/vko) 7) Mitkä muut asiat ovat oleellisia asiakkuuden suhteen? Tavoitteenamme olisi selkeyttää ostoprosessia siten, ettei jokaiselle asiakkaalle tarvitsisi tehdä laajoja kyselyitä sen suhteen, että kuka asiakkuuden lopulta ottaa ja millä hinnalla, vaan osto voitaisiin hoitaa suoraan ennalta määrätyn kumppanin toimesta. Tämä tarkoittaisi sitä, että meillä pitäisi olla varma tieto siitä, että ennalta määrätty kumppani pystyy hoitamaan asiakkuuden. Tavoitteenamme on kartoittaa mitkä asiat vaikuttaisivat mahdollisuuteenne taata tietystä volyymistä huolehtimisen. 1) Mikäli Vantaa lupautuu ostamaan tietyn tuntimäärän jokainen kuukausi, mahdollistaisiko tämä nopean palvelun aloittamisen. Esimerkki: Vantaa lupaa ostaa vähintään 150 tuntia kuukaudessa henkilökohtaista apua. Voitteko silloin luvata, että teillä on kapasiteettiä tarjota lyhyellä varoitusajalla (1-2 päivää) 180 / 200 / 250 tuntia kuukaudessa? Perustele. 2) Miten tilanne eroaa, mikäli tuntimäärän sijaan luvataan tietty asiakasmäärä? 3) Ehdota vaihtoehtoa kohdille 1) ja 2) 4) Mikäli Vantaa pystyisi takaamana tietyn työmäärän kuukaudessa, mitkä olisivat vaikutukset palvelun laatuun, hintaan, hinnan stabiliteettiin, palvelun kehittämiseen? Mitä muita vaikutuksia odottaisitte näkevänne? 5) Olisiko tämä teidän näkemyksenne mukaan muutos oikeaan suuntaan? Perustele. Työpäivä koostuu useasta osa-alueesta, jotka ovat asiakkaalle suoraan tai välillisesti hyödyllisiä, sekä osa-alueista, jotka on pakko tehdä, mutta joiden ei suoraan voida sanoa olevan asiakasta hyödyttävää työtä. Asiakasta suoraan hyödyttävä työ on suora asiakastyö ja kirjaukset, jotka perinteisesti ovat myös olleet suoraan päätöksen mukaista laskutettavaa työtä. Asiakasta välillisesti hyödyttävää työtä ovat esimerkiksi erinäiset koulutukset ja sisäisten prosessien läpikäymiset, poikkeamakäsittelyt ja laadunparannus- ja kehittämistoimenpiteet. Siirtymät asiakkaiden välillä, suuri osa raportoinnista, viikkopalaverit, byrokratia yms eivät suoraan tuo lisäarvoa asiakkaalle, mutta ovat kuitenkin välttämättömiä tehtäviä sopimuksen puitteissa. Mietimme erilaisten alueellisten mallien käyttämistä ostojen perustana, jolloin esimerkiksi siirtymiin käytettyä aikaa voitaisiin vähentää ja tehokkuutta näin ollen parantaa. Tunnistamme lisäksi, että eripituiset käynnit tekevät vaikeaksi siirtymien ja muiden ei laskutettavien tehtävien laskemisen osaksi hintaa. Mietimme ratkaisuksi erilaisia hinnoittelumalleja: 1) Miten alueellinen kilpailutus vaikuttaisi toimintaanne? Millainen olisi sopiva alue? 2) Miten olette aiemmin ottaneet huomioon eripituisten käyntien vaikutuksen kustannuslaskelmissanne? 3) Miten asumisyksiköissä asuvien henkilöiden kotihoito eroaa kotona asuvista henkilöistä kustannusrakenteen mukaan? 4) Kuvaile miten eri hinnoittelutavat voisivat vaikuttaa toimintaanne. Mieti asiaa ainakin laadun, hinnan, asiakaslähtöisyyden ja kannattavuuden näkökulmista. Liitteenä esimerkkilaskelma a. Tuntiperusteinen hinta suoralle asiakastyölle b. käyntimaksu + tuntiperusteinen hinta suoralle asiakastyölle c. asiakashinta / kk + tuntiperusteinen hintasuoralle asiakastyölle d. hinnoittelu perustuen asiakasmäärään ja keskimääräiseen tuntimäärään e. Jokin muu hinnoittelumalli? 5) Löytyykö teiltä osaamista eri hinnoittelumallien käyttämiseksi? Perustele. Yksi tärkeä palvelujen hintavaikuttavuus-suhteeseen vaikuttava tekijä on asiakkaiden saaminen oikeiden palveluiden piiriin; ei liian raskaisiin palveluihin, mutta ei myöskään liian kevyisiin. Sopimusteknisesti palveluntuottaja on vastuussa siitä, että asiakas on oikean tasoisen palvelun piirissä. Pyrkimyksemme on miettiä palveluportfoliota uudestaan siten, että löytyisi selkeän kannustimet säännölliseen asiakkaiden palvelutarpeiden analyysiin sekä mahdollisesti ottaa käyttöön uusia ratkaisuja asiakkaita palvellaksemme. 1) Miten arvioitte nykyään asiakkaan palveluntarvetta? 2) Mikä olisi mielestänne oikea aikaväli asiakastarpeen arvioinnin raportoinnille Vantaan kaupungin suuntaan? 3) Kannustaako tämän hetken sopimus tekemään palvelutarpeen muutoksia asiakkaille suurempaan määrään tai pienempään määrään? Kerro miten? Millaiset muutokset parantai-sivat tilannetta? 4) Millaiset uudet ratkaisut teidän mielestänne kannattaisi pilotoida tulevien 5 vuoden aikana, jotta kasvava palveluntarve saadaan katettua? Ratkaisut voivat esimerkiksi liittyä teknologiaan, työntekijöiden / työtehtävien vaatimusten tarkasteluun. 1) Omat kommentit ja ideat, joita ei aiemmissa kysymyksissä tullut esiin? 2) Kiinnostuksenne osallistua syvällisempiin keskusteluihin? Huom! Kyseessä on vain esimerkkilaskelma, josta mahdollisesti puuttuu kustannuksia tai jossa on ylimääräisiä kustannuksia. Kaikki luvut ovat keksittyjä, eivätkä ne perustu mihinkään oikeisiin lukuarvoihin. Käytetään hinnoitteluesimerkkinä täysin hypoteettista hoitopalveluiden tuottajaa Hoitopalvelu Esimerkkilää. Tilastoja heiltä ostetuista palveluista löytyy alla olevasta taulukosta 1. Esimerkkilä on laskenut henkilöstön tuottavaksi työmääräksi 77% taulukon 2 esittämällä tavalla. Tuottamaton työmäärä kertoo, että tehdäkseen noin 46 min työtä (77%) tulee työtekijän olla töissä tasan tunnin verran. Taulukoissa 3 on laskettu jokaista tehtyä asiakastyötuntia kohden tehty kustannus. Taulukossa 4 on kustannus laskettu jokaisesta asiakaskäynnistä muodostuva kustannus. Laskelmien perusteella voidaan tehdä laskelma käyntimaksun suuruudelle sekä tuntikohtaiselle veloitukselle. Taulukossa 5 on laskettu käynnin hinta Esimerkkilän keskimääräisen keston asiakaskäynnille, 23 minuuttia. Puhdas tuntihinta kertoo, paljonko suoraan asiakastyöhön perustuvan veloituksen pitäisi olla tunnilta, jotta käynnin veloitus olisi sama kuin käyntihinta + tuntihintaveloituksessa. Taulukko 1 Asiakasmäärä [kpl] 45 Keskimääräinen käyntimäärä / asiakas [kpl] 2,8 Keskimääräinen käynninpituus [min] 23 15 min käyntien lukumäärä [kpl] 102 45 min käyntien lukumäärä [kpl] 18 90 min käyntien lukumäärä [kpl] 6 Käyntien määrä [kpl] 126 Käyntien kokonaismäärä [h] 2880 Taulukko 2 Henkilön työpäivät / vuosi 253 Koulutukset 3 Sairaslomat 8 Työpäivän aloitus ja lopetus 17 Tiimipalaverit yms 30 Tehollinen työaika 77 % Tuottamaton työaika 23 % Taulukko 3 Tuntihinnan kustannukset 19,35 Palkka (asiakastyö + kirjaukset) 10,76 Sivukulut 3,23 Lomavaraus 1,75 Tuottamaton työaika (23%) (koulutukset, sairaslomat, palaverit, työpäivän aloitus ja lopetus) 3.62 Taulukko 4 Käyntimaksun kustannukset 5,13 Siirtymät aika [8 min] 2,10 Siirtymät kustannus 1,27 Hallinnollinen työ [5 min] (ei kirjaukset) 1,31 Välineet 0,45 Taulukko 5 Käyntihinta [e/h] 5,13 Tuntihinta [e/h] 19,35 Hinta 60 min käynnille 24,48 1 x käyntihinta 5,13 tuntihinta 19,35 Puhdas tuntihinta 24,48
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Terveyspalvelut ja sosiaalitoimen palvelut (85000000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1B