hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2020-09-21
Ilmoituksen numero	2020-054366
TED numero
Ostajaorganisaatio	Jyväskylän yliopisto (0245894-7 ) Seminaarinkatu 15 FI-40014 Jyväskylän yliopisto http://www.jyu.fi
Hankinnan otsikkotiedot	SÄHKE2-sertifioitu sähköinen arkistointijärjestelmä
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/41099/notice/54366/overview
Originaali JSON tietue	54366.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Jyväskylän yliopisto pyytää tarjouksia SÄHKE2-sertifioidusta sähköisen arkistointijärjestelmän ratkaisusta, joka soveltuu asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tällä hetkellä voimassaolevien sähköisen pysyvän säilyttämisen kansallisten määräysten mukaisesti. Sähköisen arkistointijärjestelmän keskeisenä tavoitteena on tukea Jyväskylän yliopiston strategian mukaisesti digitaalisesti tuetun monimuotoisen ja käyttäjälähtöisen oppimis- ja palveluympäristön toteuttamista sekä myötävaikuttaa asianhallinnan ja organisaation toiminnan kehittämiseen parantamalla toiminnan ja prosessien tehokkuutta. Sähköisen arkistointiratkaisun tulee lisäksi edesauttaa Jyväskylän yliopistoa täyttämään lainsäädännön kautta arkistoinnille asetettuja velvollisuuksia. Hankinnan tulee mahdollistaa ja tukea manuaalisten prosessien automatisoimista ja muuttamista sähkösyntyisiksi joko osittain tai kokonaan. Nykytilassa asianhallintajärjestelmässä ja yliopiston käytössä olevissa operatiivisissa järjestelmissä syntyy pitkään tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Lisäksi valtaosa Jyväskylän yliopiston asianhallinnasta ja asianhallinnallisen aineiston säilyttämisestä tapahtuu operatiivisissa tietojärjestelmissä. Jyväskylän yliopistolla ei kuitenkaan ole entuudestaan sähköistä pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettua tietojärjestelmää, joten sähköisen arkistoinnin tulee kattaa asianhallintajärjestelmässä sekä operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvän virallisen asiakirja-aineiston siirtäminen luotettavaan sähköiseen pitkäaikaissäilytysratkaisuun. Nykytilassa operatiivisista järjestelmistä ei ole integraatioita asianhallintajärjestelmään eikä tiedonohjausjärjestelmään. Asiakirjojen säilytysajasta ja joskus järjestelmän elinkaaren tilanteesta riippuen sähköistä aineistoa siirretään manuaalisesti asianhallintajärjestelmään säilytettäväksi. Asianhallinta-aineistossa on henkilötietoja sisältävää sisältöä. Aineistossa on julkisia ja käytöltään rajoitttuja asiakirjoja. Sähköisen arkistointijärjestelmän tulee mahdollistaa tällaisen aineiston säilyttäminen tietoturvallisesti. Operatiivisissa järjestelmissä, joista tietoja halutaan siirtää, on käytössä erilaisia metatietomalleja tai mahdollisesti siirrettävässä aineistossa on metatietoja vain vähän tai ei lainkaan. Rajapintaratkaisujen toteuttamisen myötä asiakirjallisten tietojen siirtäminen tulee mahdollistumaan operatiivisesta tietojärjestelmästä sähköiseen arkistojärjestelmään sekä tarvittaessa myös sähköisestä arkistointijärjestelmästä toiseen järjestelmään, mahdollisesti kansallisesti toteutettavaan pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisuun tai toiseen sähköiseen arkistoon. Sähköisen arkistojärjestelmän ratkaisuun siirretään asiakirjallista tietoa, joka voi mahdollisesti olla monessa eri muodossa kuten asiakirja- ja rekisteritietoja, kuvia, videomateriaalia tai äänitiedostoja. Sähköisen arkistointijärjestelmän toimittajalta odotetaan järjestelmätoimituksen lisäksi myös tukea muutosprosessin toteuttamiseen. Valitun toimittajan tulee sitoutua käyttöönottoprojektissa sähköisen arkistointiratkaisun ja Jyväskylän yliopiston käyttämän asianhallintajärjestelmän sekä tiedonohjausjärjestelmän välisen integraation toteuttamiseen. Sähköisen arkistointijärjestelmän tulee tukea Jyväskylän yliopiston käytössä olevaa tiedonohjausjärjestelmää. Sähköisen arkistointijärjestelmän hankinta sisältää tarjouspyynnössä kuvattujen käyttöönottoprojektissa toteutettavien kohteiden toteutuksen lisäksi käyttäjä- /ohjelmistolisenssit, toimitus- ja käyttöönottoprojektin ohjelmistojen asennukset, AD-intergraation, verkkolevyintegraation (yksi mallitoteutus) asiakaskohtaiset räätälöinnit, tuotantokäytön aikaisen ylläpidon ja tukipalvelun kirjaamon henkilöstölle, järjestelmäpäivitykset sekä järjestelmäkokonaisuuden käyttökoulutuksen.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Asiakirjojen hallintajärjestelmä (48311100)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut	Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (72000000) Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (48000000) Asiakirjojen hallintaohjelmatuotteet (48311000) Tietotekniset arkistointipalvelut (72252000)
Aluekoodi	FI193
Pääasiallinen suorituspaikka	Jyväskylä