hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2023-02-23
Ilmoituksen numero	2023-121141
TED numero	2023/S 042-122299
Ostajaorganisaatio	Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (2296962-1 ) PL 236 FI-20101 Turku http://www.ely-keskus.fi
Hankinnan otsikkotiedot	Integration 2024 Turussa -tapahtuman (tilat, välineet ja ruokailut)
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio	160 000 EUR
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/83324/notice/121141/overview
Originaali JSON tietue	121141.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS JA VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Varsinais-Suomen ELY-keskus pyytää tarjousta Integration 2024 -konferenssiin sisältäen tilat, teknisen tuen ja tarjoilut n. 1 000 henkilölle. Integration-konferenssi on joka toinen vuosi järjestettävä kotoutumisen ja pakolaisten vastaanoton toimijoiden ja ammattilaisten valtakunnallinen tapahtuma. Konferenssi pyritään järjestämään lähitapahtumana, jossa on mahdollisuus interaktiiviseen etäosallistumiseen, mutta varaudumme myös hybriditapahtumaan. Pyydämme sisällyttämään tarjoukseen seuraavat yksityiskohdat: Ajankohta: • Ensisijaisesti 14.-15.11.2024, kuitenkin loka-marraskuussa • Tapahtuma on 2-päiväinen: 1. päivä n. klo 8.30–16.30 seminaariosuus, 2. päivä n. 9.00–16.00 (Aikataulussa on joustoa) Henkilömäärä: enintään 1 000 ja vähintään 500, jos hybridinä Tilat: • Tilojen tulee sijaita Turussa ja niihin tulee olla helppo tulla julkisilla liikennevälineillä koko Suomesta • Tiloihin tulee olla helppo siirtyä Turun majoituspalveluista • Pääsalin ja rinnakkaiskaistoille varattavien tilojen tulee olla esteettömät, pääsääntöisesti myös muiden tilojen • 1 000 henkilön seminaariin tai 500 henkilön hybriditapahtumaan soveltuva tila molempina päivinä (vahtimestaripalvelut ja vaatesäilytys) • Lisäksi n. 2–4 tilaa seminaarin/hybriditapahtuman rinnakkaiskaistoja varten (erittele tarjouksessa hinnat kullekin lisätilalle, tilaaja varaa oikeuden valita tarvitsemansa lisätilat) • Näyttelytila eri näytteilleasettajien kojuille ja esittelypisteille (erittele tarjouksessa hinta, tilaaja varaa oikeuden olla käyttämättä tilaa) • Rauhoittumistila = pieni ovellinen huone, jonne voi vetäytyä • Järjestäjien taukotila, joissa tarjoilu/ruoansäilytysmahdollisuus (esim. jääkaappi juomia ja eväitä varten) • Tila vähintään 300 henkilön lounasta ja kahvitarjoiluja varten • Tilat ilmoittautumista varten • Erillinen tila elokuvien esittämiseen (erittele tarjouksessa hinta, tilaaja varaa oikeuden olla käyttämättä tilaa) • Tila iltatilaisuuden järjestämiseen (erittele tarjouksessa hinta, tilaaja varaa oikeuden olla käyttämättä tilaa. Hintaa ei oteta huomioon tarjousten vertailussa) Kokoustekniikka: PC, äänentoisto, tietoliikenneyhteys, videotykki, tekninen tuki. Mikäli tilassa/tiloissa voidaan tarjota striimaus tai muuta interaktiivisen konferenssin mahdollistavaa tekniikkaa, erittele hinta. Tilaaja pidättää oikeuden olla ottamatta näiden hintoja huomioon tarjousten vertailussa sekä oikeuden käyttää ulkopuolisen tuottajan striimauspalvelua. Tarjoilut (Tulee olla mahdollisuus huomioida erityisruokavaliot): 1. päivä: Aamukahvi sisältäen kahvin ja teen lisäksi tuoremehun ja laktoosittoman kasvisaamiaissämpylän tai vastaavan, laktoositon kasvisbuffetlounas/salaattilounas, jatkuva kahvi/teepiste iltapäivän aikana (ei erillistä iltapäiväkahvitarjoilua) 2. päivä: Aamukahvi sisältäen kahvin taiteen, laktoositon buffetlounas/salaattilounas joka sisältää kasvisvaihtoehdon + kahvi/tee lounaan yhteydessä. Aamukahvien, lounaiden ja kahvi/teepisteen tarjoilun sekä tilavuokran ja lisätilojen, teknisen tuen ja striimauksen hinta tulee ilmoittaa eriteltyinä tarjouksessa. Pyydämme erittelemään arvonlisäveron hintoihin. Vertailun mahdollisuuden vuoksi toivomme lisäksi kokonaissummaa ilman striimausta (tilat + tarjoilu + tekninen tuki) valmiiksi laskettuna 1 000 ja 500 henkilölle. Mikäli striimaus tai muu tekniikka kuuluu hintaan, sen voi mainita erikseen. Tarjouksen voi jättää sekä ilman striimausta, jolloin varataan mahdollisuus järjestää striimaus tilaisuuden järjestäjän toimesta, että ilman tilaa iltatilaisuuden järjestämiselle. Pidätämme oikeuden varata vain osan ruokailuista lopulliseen käyttöömme hinnoitteluun perustuen ja neuvotella ruokailujen sisällöstä tarjotun hinnan puitteissa. Tarjouksessa tulee ilmoittaa varauksen peruutusehdot. Tilaaja varaa oikeuden neuvotella peruutusehdoista, eikä hankintasopimusta solmita ennen kuin peruutusehdoista on päästy yhteisymmärrykseen.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Hotellien kokous- ja konferenssipalvelut (55120000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1C1
Pääasiallinen suorituspaikka	Turku