hilma.companyfacts.io

Vastaanotettu Hilmaan	2022-06-06
Ilmoituksen numero	2022-102872
TED numero
Ostajaorganisaatio	Oulun kaupunki (0187690-1 ) PL 12 FI-90015 Oulun kaupunki https://www.ouka.fi/oulu/digi
Hankinnan otsikkotiedot	Tietopyyntö Oulun kaupungin M365-asiantuntijapalvelut
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) arvio
Hankinnan yhteenlaskettu kokonaisarvo koko ajalle (ilman alv:ta) lopullinen
Alkuperäinen ilmoitus	https://www.hankintailmoitukset.fi/en/public/procurement/71867/notice/102872/overview
Originaali JSON tietue	102872.json

Hankinnan lyhyt kuvaus	Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun, ei hankintailmoitus. Oulun kaupunki kutsuu palveluntuottajia markkinavuoropuheluun M365 asiantuntijapalvelut hankinnan valmisteluun liittyen. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää Microsoft M365 -asiantuntijapalveluihin liittyviä kysymyksiä ja hinta-arvioita. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti Microsoftin M365 asiantuntijapalveluita koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan mitään mainittuja hankintoja. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. HANKINTAA KOSKEVIA TAUSTATIETOJA JA KEHITTÄMISAJATUKSIA: Oulun kaupungilla on käytössä laajasti Microsoft 365 palvelut. Oulun kaupungilla on aktiivisessa käytössä kaksi eri Microsoftin tenantia - hallinto (ouka) ja opetus (eduouka). INTRANET- JA RYHMÄTYÖRATKAISU Oulun kaupungin intranet ja ryhmätyöratkaisu uudistettiin vuonna 2020 siten, että intranet rakennettiin SharePoint online-alustalle ja hallinnon Teamsiin kehitettiin tilaus- ja luontiautomaatio ja elinkaaren hallinta. Intranetin (Sharepoint) ja ryhmätyön (Teamsin) kehittämisen ja ylläpidon asiantuntijapalvelut on ostettu tähän asti yhdeltä toimittajalta/kumppanilta. INTRANET Intranet Akkuna on viestinnällinen intranet. Palveluna se sisältää Sharepoint Online -alustalle rakennetut kaupungin yhteisen keskussivuston (ns. Akkuna-hubi, johon kuuluu 15 aihesivustoa) sekä toimialojen omat keskussivustot (10 kappaletta) sekä niihin kuuluvat yksikkösivustot (3 kappaletta). Palvelun piiriin kuuluvat myös Akkunan sivuilla esitetyt keskeiset viestinnälliset sisällöt muista Office 365 -palveluista. Tällaisia ovat esimerkiksi Yammer-keskustelut ja Stream-videoupotukset. Intranet Akkunassa noudatetaan lakia digitaalisten palvelujen tarjoamisesta eli ns. saavutettavuuslakia. Intranetissä on hyödynnetty mahdollisimman paljon Sharepoint Onlinen valmistoiminnallisuuksia, mutta siihen on rakennettu myös muutamia räätälöintejä: tiivis uutisverkko-osa (uutislistaus otsikko, julkaisupäivä ja sivusto, jossa julkaistu), sisältösivujen elinkaaren hallinta, sivua ei löytynyt -ilmoitus, pop up -kehotus täyttää omat profiilitiedot Microsoftin profiiliin sekä nimipäivien ja liputuspäivien näyttäminen etusivulla. Intranetiin on rakennettu rajapinta Lyyti-ilmoittautumisjärjestelmästä, joka toimii henkilöstön koulutuskalenterina. Lisäksi intranetissä on hyödynnetty Sharepoint-yhteisön hakuverkko-osia. Intranetin osalta kaupungin tarpeena on löytää luotettava kehittämis- ja ylläpitokumppani, joka pystyy esittämään aktiivisesti intranetiin liittyviä kehitysehdotuksia, toteuttamaan kaupungin kehittämistarpeita ja ylläpitämään intranet-palvelua luotettavasti (mukaan lukien häiriötilanteisiin reagointi ja niihin liittyvät korjaukset). RYHMÄTYÖ Oulun kaupungilla on käytössä Teams-työtilat sekä Sharepoint online-työtilat. Teamsiin on rakennettu tilausautomaatio, jonka vuoksi työtilojen perustaminen on hallittua. Oulun kaupungilla on käytössä tilauslomake, jonka työtilan tilaaja täyttää ja tallentaa. Tilauksesta tulee ilmoitus Ryhmätyön vastuukäyttäjien Teams-tiimiin. Kunkin toimialan vastuukäyttäjä tarkastaa tilauksen tiedot ja hyväksyy/hylkää tilauksen. Luontiautomatiikka on toteutettu Microsoftin PowerAutomate -työkalulla käyttäen työnkulkuja. Teamsin luontiin käytetään Graph API:a, kun taas työtilojen luontiin REST API:a. Ryhmätyötilan tilauslomake on toteutettu SharePointin listaa käyttäen. Työtiloilla on käytössä myös elinkaaren hallinta. Kun työtilan perustamisesta on kulunut 60 päivää vaille 2 vuotta, tulee ilmoitus työtilan omistajille, jossa pyydetään jatkamaan työtilan elinkaarta. Mikäli elinkaarta ei jatketa, toinen muistutus tulee 15 päivää ennen kahta vuotta. Mikäli työtilan elinkaarta ei jatketa, Teams-tiimi arkistoituu ja SharePoint-työtila menee lukutilaan. Työnkulku ajetaan päivittäin. Ryhmätyön osalta kaupungin tarpeena on löytää luotettava kehittämis- ja ylläpitokumppani, joka pystyy esittämään aktiivisesti ryhmätyöhön liittyviä kehitysehdotuksia, toteuttamaan kaupungin kehittämistarpeita ja ylläpitämään tilaus- ja luontiautomaatiota luotettavasti (mukaan lukien häiriötilanteisiin reagointi ja niihin liittyvät korjaukset). Kaupunki on kiinnostunut myös valmiista ryhmätyötilojen tilaus- ja luontiratkaisuista ja/tai mahdollisuuksista yksinkertaistaa nykyistä, monimutkaista ratkaisua. OPETUKSEN (EDUOUKA) M365-ASIANTUNTIJAPALVELUT Opetuksen eduouka-ympäristö (tenant) on ollut käytössä jo vuodesta 2015 alkaen, ja sitä on käytetty vuosien varrella monin eri tavoin tukemaan opetustyötä ja koulujen arkea. Ympäristön koko elinkaaren aikana käyttöön on tullut myös uusia M365-palveluita, kuten Teams. Käyttäjiä opetuksen ympäristössä on 3400 opettajaa ja 29000 oppilasta. Hyvinvointialueuudistuksen myötä jopa noin puolet kaupungin työntekijöistä käyttää ensisijaisena M365-ympäristönään kaupungin ns. eduouka-ympäristöä, ja osa työntekijöistä (esim. rehtorit, koulusihteerit) joutuu käyttämään työssään molempia ympäristöjä. Tämän vuoksi on tärkeää, että ouka- ja eduouka-ympäristöjen ristiinkäyttö on sujuvaa ja että molemmissa ympäristöissä on käytössä yhtenevät asetukset ja käytännöt. Oulun kaupunki toivoo saavansa kumppanilta tukea eduouka-M365-ympäristön kehittämiseen ja ouka- ja eduouka-ympäristöjen yhteiskäytön ja ristiinkäytön helpottamiseen. Eduouka-ympäristössä on mm. tarve ottaa käyttöön jonkinlainen Teams-työtilojen tilaus- ja luontiautomaatio elinkaaritoiminnallisuuksineen, jotta työtilojen nimeäminen ja elinkaari saadaan parempaan haltuun. Lisäksi tarvetta on kehittää eri kohderyhmille viestimistä (opettajat, oppilaat) ja taata eduouka-käyttäjille (henkilökunta, ei oppilaat) mahdollisimman sujuva ja helppo pääsy ouka-ympäristössä sijaitsevaan intranet Akkunaan. Kaupunki on kiinnostunut toimittajan tarjoamista ns. pilvikumppani-tyyppisistä palveluista, joissa toimittaja tarjoaa kaupungin avainhenkilöille tukea M365-palveluiden kokonaisuuden strategiseen kehittämiseen ja auttaa hahmottamaan pilvipalveluiden (ensisijaisesti M365-palvelut ja Azure-pilvipalvelut) kehityssuuntia. Pilvikumppanipalvelu voi olla esimerkiksi säännöllistä, yleistä kehittämiskumppanuutta (esim. kuukausittaiset tapaamiset/keskustelut). Kaupunki on kiinnostunut myös kuulemaan toimittajan ajatuksia tietotyön kehittämisestä laajemminkin kuin M365-palveluihin liittyen. Mikäli toimittajalla on tietotyön kehittämiseen liittyviä, laajempia palveluita, niitä voi myös esitellä markkinavuoropuhelussa. M365-PALVELUIDEN MUU KEHITTÄMINEN Aika ajoin kaupungilla on tarvetta myös tiettyihin erityisaiheisiin liittyvälle kehittämistyölle ja asiantuntijapalveluille, joihin kaupungilla ei vielä ole olemassa olevaa kumppania. Esimerkkeinä tällaisesta kehittämistyöstä voivat olla - yksittäisen tietoturvakomponentin käyttöönottoon konsultoinnista tai - jonkin yksittäisen prosessin sujuvoittaminen työnkulkujen (PowerAutomate) tai räätälöidyn sovelluskehityksen (PowerApps) avulla palvelumuotoilusta käyttöönottoon saakka tai -jonkin osa-alueen hallintamallin (esim. Power Platform tmv.) työstäminen yhdessä asiakkaan kanssa. Hankinnan on ajateltu muodostuvan seuraavista osa-alueista: A) Intranetin (SharePoint online) ja Teamsin kehittämisen ja ylläpidon asiantuntijapalvelut B) Opetuksen (eduouka) M365-asiantuntijapalvelut C) M365-palveluiden strateginen kumppanuus (ja tietotyön kehittämisen asiantuntijapalvelut) D) M365-palveluiden muuhun kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut E) Yhdistelmät kohdista A-D. Toimittaja voi esittää näkemyksensä osa-alueiden mahdollisesta yhdistämisestä. Kohdan A) osa-alueen osalta tavoiteaikataulu on sopimuksen voimaantulo marraskuun 2022 alusta (edellisen sopimuksen päättyessä). Muiden osa-alueiden osalta ei ole erityistä tavoiteaikataulua. Oulun kaupungilla on M365-palveluiden hallintaan ja kehittämiseen useita kumppanuussopimuksia, joista kaupunki hyödyntää kulloinkin soveltuvinta sopimusta ja kumppania. Siten valittavan toimittajan on oltava valmis työskentelemään ns. monitoimittajaympäristössä. Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista: 1. Tarjoatteko joitain vai kaikkia hankinnassa tarvittavia palveluita? 2. Yksilöikää palvelunne tarkemmin. Liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista. Toivomme että tarjoaja erittelee palvelut eri osa-alueiden mukaan liitteiksi. 3. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Mitä esimerkiksi ylläpitosopimukseen tai strategiseen kumppanuuteen kuuluu? 4. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte mahdollisuuksien mukaan liittää oheen sopimusmallin. 5. Mikä on mielestänne sopiva henkilöstömäärä (avainhenkilöt) toteuttamaan tämän hankinnan eri osa-alueet? Minkälaista osaamista ja kokemusta hankinnan hyvä toteuttaminen mielestänne edellyttää? 6. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. 7. Onko teillä palveluksessanne (käytettävissänne) asiantuntijoita, jotka voisitte nimetä tähän hankkeeseen, keitä? Millaisia referenssejä heillä on? Kuinka monta konsulttia nimeäisitte hankkeeseen (liitteeksi voitte laittaa CV:itä, jos katsotte tarpeelliseksi)? 8. Olisiko Oulun kaupungin mahdollista pilotoida esimerkiksi pilvikumppanuuspalvelua? 9. Mikä teistä olisi paras tapa toteuttaa hankinta? Pyydämme esittämään näkemyksiänne hankkeen toteuttamisvaihtoehdoista. Näiden tietojen lisäksi pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. Tietopyyntövastaukset käsitellään ennen heinäkuuta ja Oulun kaupunki on yhteydessä toimittajiin sopiakseen elo-syyskuulle markkinavuoropuhelut.
Hankintanimikkeistö (CPV) pää	Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (72000000)
Hankintanimikkeistö (CPV) muut
Aluekoodi	FI1D9
Pääasiallinen suorituspaikka