{
"id": 86340,
"procurementProjectId": 61031,
"noticeNumber": "2021-086340",
"reducedTimeLimitsForReceiptOfTenders": false,
"corrigendumAdditionalInformation": [],
"creatorSystem": "Cloudia Kilpailutus",
"type": 9901,
"project": {
"id": 61031,
"title": "Kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4",
"contractType": 2,
"procurementCategory": 1,
"referenceNumber": "372671",
"jointProcurement": true,
"procurementLaw": [],
"centralPurchasing": false,
"coPurchasers": [],
"validationState": 0,
"organisation": {
"id": "cc9938f7-8f3f-4da6-2d08-08d78deb351a",
"information": {
"officialName": "Vaasan kaupunki",
"nationalRegistrationNumber": "0209602-6",
"nutsCodes": [
"FI195"
],
"postalAddress": {
"streetAddress": "PL 3",
"postalCode": "65100",
"town": "Vaasa",
"country": "FI"
},
"telephoneNumber": "+358 405713213",
"email": "[email protected]",
"contactPerson": "Anna Salmela (TeeSe Botnia Oy Ab)",
"mainUrl": "http:\/\/www.teese.fi",
"validationState": 0
},
"contractingAuthorityType": 4,
"contractingType": 0,
"mainActivity": 0,
"mainActivityUtilities": 0,
"validationState": 0,
"dataSource": 0,
"identifierMissing": false
},
"state": 1,
"defenceWorks": 0,
"defenceSupplies": 0,
"publish": 2,
"agricultureWorks": 0,
"isPrivate": false,
"isConcluded": false,
"tendering": 0
},
"lotsInfo": {
"divisionLots": false,
"lotsSubmittedFor": 0,
"lotsSubmittedForQuantity": 0,
"lotsMaxAwarded": false,
"lotsMaxAwardedQuantity": 0,
"lotCombinationPossible": false,
"lotCombinationPossibleDescription": [],
"validationState": 0
},
"objectDescriptions": [
{
"mainCpvCode": {
"code": "72000000",
"name": "Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehitt\u00e4minen, Internet ja tuki",
"vocCodes": []
},
"quantityOrScope": [],
"additionalCpvCodes": [],
"nutsCodes": [
"FI195"
],
"mainsiteplaceWorksDelivery": [],
"descrProcurement": [
"T\u00e4m\u00e4 tietopyynt\u00f6 ja sen tavoite",
"",
"Vaasan kaupungin museot valmistelee kilpailutusta kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4, ja t\u00e4ll\u00e4 tietopyynn\u00f6ll\u00e4 on tarkoitus kartoittaa hankinnasta kiinnostuneita alan toimijoita ja potentiaalisia tarjoajia sek\u00e4 tarkastella hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaista kilpailutustapaa. Tavoitteena on saada alan toimijoilta kommentteja ja n\u00e4kemyksi\u00e4 mm. alustaviin tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusehtoihin sek\u00e4 vaatimusm\u00e4\u00e4rittelyihin. Lis\u00e4ksi pyydet\u00e4\u00e4n alustavia tietoja mm. hinnoitteluun ja aikatauluun liittyen.",
"",
"Tietopyynn\u00f6n vastaukset tulevat ainoastaan hankintayksik\u00f6n k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. Tietopyynt\u00f6\u00f6n vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen my\u00f6hemp\u00e4\u00e4n kilpailutukseen osallistumiselle eik\u00e4 tietopyynt\u00f6\u00f6n vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyynn\u00f6ss\u00e4 ilmoitetut tiedot hankinnasta sek\u00e4 hankintamenettelyst\u00e4 ovat alustavia, ja lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyynt\u00f6 voivat poiketa t\u00e4ss\u00e4 tietopyynn\u00f6ss\u00e4 mainituista tiedoista. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyynt\u00f6 julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan joulukuussa 2021.",
"",
"",
"",
"Tausta ja hankinnan perustelu ",
"",
"Vaasan kaupungin museoiden organisaatio muodostuu nelj\u00e4st\u00e4 museosta. Niist\u00e4 kaksi, Kuntsin modernin taiteen museo ja Tikanojan taidekoti, ovat taidemuseoita, joiden kokoelmia hallinnoidaan Muusa-kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n avulla. Objektien tyypin ja m\u00e4\u00e4r\u00e4n osalta laajin ja heterogeenisin on yli 120 vuotta vanha Pohjanmaan museo. Sen kokoelmiin kuuluu satojatuhansia kulttuurihistoriallisia esineit\u00e4 ja valokuvia, mittava ja arvokas taidekokoelma sek\u00e4 luonnontieteellinen kokoelma. Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa hallinnoidaan WebMusketti-kokoelmahallintaohjelman avulla. Taidekokoelma on tallennettu Muusa-j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n. Museon luonnontieteellisen kokoelman n\u00e4ytteet tallennetaan valtakunnallisiin Kotka- ja Kastikka -tietokantoihin. Vanhan Vaasan museossa on esill\u00e4 pitk\u00e4kestoinen Pohjanmaan museon kokoelmiin perustuva n\u00e4yttely. ",
"",
"WebMusketti on Museoviraston hallinnoima j\u00e4rjestelm\u00e4, jonka tuesta on vastannut Museovirasto. Museoviraston tarjoama tuki WebMusketille p\u00e4\u00e4ttyy 31.12.2022. Musketti-j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4 k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t museot, kuten my\u00f6s Pohjanmaan museo, joutuvat hankkimaan uuden kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n. ",
"",
"Uuden j\u00e4rjestelm\u00e4n hankinta on tullut ajankohtaiseksi my\u00f6s siksi, ett\u00e4 Vaasan kaupungin museoille my\u00f6nnettiin alueellinen vastuumuseoteht\u00e4v\u00e4. Se edellytt\u00e4\u00e4, ett\u00e4 Vaasan kaupungin museot tarjoavat kokoelmahallintapalvelua toiminta-alueensa paikallismuseoille. Vaasan kaupunki ja useat sit\u00e4 ymp\u00e4r\u00f6iv\u00e4t kunnat ovat kaksikielisi\u00e4, mutta museon t\u00e4m\u00e4nhetkiset kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4t toimivat vain suomen kielell\u00e4. Uuden, nyt hankinnan kohteena olevan j\u00e4rjestelm\u00e4n tulee toimia siksi sek\u00e4 suomen- ett\u00e4 ruotsinkielell\u00e4. ",
"",
"Kahden erillisen kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n, WebMusketin ja Muusan, yll\u00e4pito on kuormittavaa etenkin kun rajanveto taiteen ja kulttuurihistoriallisten esineiden v\u00e4lill\u00e4 on toisinaan vaikeaa ja my\u00f6s m\u00e4\u00e4rittelyperusteet muuttuvat ajan my\u00f6t\u00e4. Vaikka Muusaa tukevan Suomen taide ja taidekokoelmat -osuuskunnan toiminta jatkuu, on Vaasan kaupungin museoiden tavoitteena saattaa kulttuurihistorialliset kokoelmat, arkistokokoelmat ett\u00e4 taidekokoelmat vaiheittain saman kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n piiriin. Aikataulullisesti ensisijainen on Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa koskevien tietojen saattaminen uuteen kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n, mutta tarjouksessa pyydet\u00e4\u00e4n huomioimaan my\u00f6s Muusa-j\u00e4rjestelm\u00e4n siirrosta koituvat kustannukset vaikka itse migraatio toteutettaisiinkin my\u00f6hemmin. Muusan migraatio ajoittuisi arviolta vuosiin 2023 - 2026. ",
"",
"",
"",
"Hankinnan l\u00e4ht\u00f6tilanne ja kokoelmien volyymi ",
"",
"Pohjanmaan museo on perustettu vuonna 1895, ja vanhimmat kokoelmia koskevat tiedot ovat per\u00e4isin tuolta ajalta. Kokoelmahallinnan tekee haasteelliseksi se, ett\u00e4 joiltain osin Pohjanmaan museon kokoelmaan ja Hedmanin kokoelmaan on luetteloitu saman tunnuksen alle sek\u00e4 taideteoksia ja kulttuurihistoriallisia esineit\u00e4. Lis\u00e4ksi molempiin j\u00e4rjestelmiin on viety samoja objekteja, mutta inventaarionumero on n\u00e4ilt\u00e4 osin erilainen j\u00e4rjestelm\u00e4n teknisist\u00e4 ominaisuuksista johtuen. ",
"",
"Museon pitk\u00e4n toimintahistorian ajan luetteloinnin k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6t ovat vaihdelleet. Muskettiin on luetteloitu kokoelmia sek\u00e4 suomen- ett\u00e4 ruotsinkielell\u00e4 kun taas Muusassa tiedot ja asiasanoitus ovat p\u00e4\u00e4asiassa suomeksi lukuun ottamatta taideteosten nimi\u00e4 ja litteroituja hankintatietoja. ",
"",
"Web-Muskettiin on digitoitu t\u00e4h\u00e4n menness\u00e4 noin 46 000 kulttuurihistoriallisen kokoelman objektia. Valokuvakokoelmaan kuuluu kaikkiaan on n. 250 000 kuvaa, ja niist\u00e4 WebMuskettiin on digitoitu n. 13 500. Muusaan on talletettu perustiedot runsaasta 8 000 teoksesta, joista kuvallisia, digitoituja taideteoksia on Muusassa yli 5 800. Kaikkiaan digikuvia Muusassa on yli 9000. ",
"",
"Vaasan kaupungin museoiden kokoelmissa on edelleen tuhansia objekteja ja monen tyyppist\u00e4 aineistoa, jonka tietoja ei toistaiseksi ole siirretty s\u00e4hk\u00f6isiin j\u00e4rjestelmiin. Esimerkiksi arkistoaineistosta Muskettiin on luetteloitu vasta valokuva-aineistoa, mutta jatkossa digitoidaan my\u00f6s asiakirja-aineistoa sek\u00e4 av-aineistoa, karttoja ja merikortteja. ",
"",
"",
"",
"Museoty\u00f6n p\u00e4\u00e4teht\u00e4v\u00e4t ja kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4 ",
"",
"Hankinnan tavoitteena on l\u00f6yt\u00e4\u00e4 Vaasan kaupungin museoiden kokoelmia palveleva j\u00e4rjestelm\u00e4, joka kattaa keskeiset ominaisuudet ammattimaiseen kokoelmien hallintaan. Museon perusteht\u00e4viin kuuluu tallentaminen, joten kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n kirjataan mahdollisimman laajasti kokoelmaobjekteja koskevat kuvailutiedot, niiden hankintaa, yll\u00e4pitoa ja k\u00e4sittely\u00e4 koskevat tiedot, dokumentaatio ja aineistoiden k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n liittyv\u00e4t oikeudet. ",
"",
"Kokoelmaobjektien s\u00e4ilyminen turvataan konservointitoimenpiteill\u00e4. Siksi kokoelmien kuntoa ja konservointia koskevaa tieto tulee voida tallettaa kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n. ",
"",
"Museot v\u00e4litt\u00e4v\u00e4t kulttuuriperint\u00f6\u00e4 esittelem\u00e4ll\u00e4 aineistojaan n\u00e4yttelyiss\u00e4 ja tarjoamalla tietopalveluja tutkijoille. Laajoille k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4joukoille kokoelmia koskevia kuvia ja tietoja v\u00e4litet\u00e4\u00e4n yhteisten k\u00e4ytt\u00f6liittymien ja hakupalveluiden kuten Finnan kautta. Vaasan kaupungin museoiden muihin palveluihin kuuluvat muiden muassa taideteosten sijoittaminen kaupungin virastoihin ja antolainaustoiminta museoille. Kokoelmaobjektien k\u00e4ytt\u00f6oikeuksia, hoitoa ja esittely\u00e4 koskevia sopimuksia syntyy n\u00e4in ollen runsaasti. Sopimusten tallentaminen osaksi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4 tehostaa kokoelmaty\u00f6h\u00f6n k\u00e4ytett\u00e4v\u00e4\u00e4 ty\u00f6aikaa ja s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 kokoelmia koskevan tiedon yhten\u00e4isesti samassa paikassa. ",
"",
"Uuden, hankinnan kohteena olevan j\u00e4rjestelm\u00e4n tulee vastata my\u00f6s toimintaymp\u00e4rist\u00f6n muutoksia, aineettoman kulttuuriperinn\u00f6n tallentamista ja digitaalisen aineiston kasvavaa m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4. ",
"",
" ",
"",
"Aineistojen ja tietojen hallinta ",
"",
"Kokoelmatietokantaan tallentuu yksityisi\u00e4 ja yrityksi\u00e4 koskevia toimijatietoja, jotka muodostavat toimijarekisterin. Henkil\u00f6tietojen hallinnan tulee t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n ehdot. ",
"",
" ",
"",
"Kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4t nyt ja l\u00e4hitulevaisuudessa ",
"",
"WebMusketin k\u00e4ytt\u00f6oikeudet on annettu t\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 19 henkil\u00f6lle. Yhdell\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6ist\u00e4 on p\u00e4\u00e4k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4n oikeudet, osalla k\u00e4ytt\u00e4jist\u00e4 vain selausoikeudet WebMuskettiin. Esimerkiksi museomestareiden teht\u00e4viin kuuluu objektien paikkamerkinn\u00e4n tekeminen WebMuskettiin, joten heid\u00e4n k\u00e4ytt\u00f6oikeutensa rajatuvat t\u00e4h\u00e4n, kun taas tutkija ja amanuenssi luetteloivat esineit\u00e4, mik\u00e4 edellytt\u00e4\u00e4 laajoja k\u00e4ytt\u00f6oikeuksia. Toisille WebMusketti on ty\u00f6kalu, jota k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n p\u00e4ivitt\u00e4in 5 \u2013 7 tuntia, toiset k\u00e4yv\u00e4t WebMusketissa kenties kerran kuukaudessa 1 - 3 tunnin ajan etsim\u00e4ss\u00e4 tietoa kokoelmateoksista tai t\u00e4ydent\u00e4m\u00e4ss\u00e4 puuttuvia tietoja. ",
"",
"Muusan k\u00e4ytt\u00f6oikeudet on annettu 19 henkil\u00f6lle. Aktiivisia k\u00e4ytt\u00e4ji\u00e4 on t\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 viisi, mutta Muusan katselu- ja rajattua tallennustoimintaa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 enemm\u00e4n tai v\u00e4hemm\u00e4n p\u00e4ivitt\u00e4in 7 henkil\u00f6\u00e4. K\u00e4ytt\u00f6oikeuksia voidaan lis\u00e4ksi my\u00f6nt\u00e4\u00e4 museon ulkopuolisille, projektity\u00f6t\u00e4 tekeville niin ett\u00e4 tarkka k\u00e4ytt\u00e4jien m\u00e4\u00e4r\u00e4 ja k\u00e4ytt\u00f6aste on jo nykyisell\u00e4\u00e4n vaikea m\u00e4\u00e4ritell\u00e4 t\u00e4sm\u00e4llisesti. ",
"",
"Alueellisen vastuumuseoteht\u00e4v\u00e4n my\u00f6t\u00e4 Vaasan kaupungin museot tarjoavat alueensa paikallismuseoille mahdollisuutta ottaa uusi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4 k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. Paikallismuseoiden ty\u00f6voimaresurssit rajatuvat usein kes\u00e4kauteen, jolloin museot ovat avoinna. Harvoilla paikallismuseoilla on henkil\u00f6st\u00f6\u00e4, joka voisi kohdistaa toimintansa s\u00e4hk\u00f6isiin kokoelmapalveluihin. Vaasan kaupungin museot ovat kuitenkin varautuneet siihen ett\u00e4 2 \u2013 5 museota tulevat ottamaan k\u00e4ytt\u00f6\u00f6ns\u00e4 uuden kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n kolmen vuoden aikaj\u00e4nteell\u00e4. ",
"",
"Kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n tulee olla helppok\u00e4ytt\u00f6inen, jotta my\u00f6s ne, jotka k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t harvemmin tietoteknisi\u00e4 ty\u00f6kaluja voisivat hallita omaan teht\u00e4v\u00e4nkuvaansa kuuluvat toiminnot. Toivomme siksi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelmien toimittajilta demotilaisuutta hankintaa koskevan p\u00e4\u00e4t\u00f6ksen tueksi. ",
"",
" ",
"",
"Tavoiteaikataulu ",
"",
"P\u00e4\u00e4t\u00f6s uudesta j\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4 tehd\u00e4\u00e4n tammikuussa 2022. K\u00e4ytt\u00f6\u00f6notto ja migraatio toteutetaan vuoden 2022 aikana. Tavoitteena on, ett\u00e4 uusi j\u00e4rjestelm\u00e4 on k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4 vuoden 2023 alussa. Aikatauluun liittyvist\u00e4 tai muista keskeisist\u00e4 syist\u00e4 Muusa voidaan siirt\u00e4\u00e4 uuteen j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n my\u00f6hemmin.",
"",
""
],
"disagreeAwardCriteriaToBePublished": false,
"awardCriteria": {
"criterionTypes": 8,
"qualityCriteria": [],
"costCriteria": [],
"priceCriterion": {},
"criterion": [],
"criteriaStatedInProcurementDocuments": false
},
"estimatedValue": {
"type": 0
},
"timeFrame": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
},
"candidateNumberRestrictions": {
"envisagedNumber": 0,
"envisagedMinimumNumber": 0,
"envisagedMaximumNumber": 0,
"selected": 0
},
"optionsAndVariants": {
"variantsWillBeAccepted": false,
"partialOffersWillBeAccepted": false,
"options": false,
"optionType": 0
},
"tendersMustBePresentedAsElectronicCatalogs": false,
"euFunds": {
"procurementRelatedToEuProgram": false
},
"additionalInformation": [],
"awardContract": {
"contractAwarded": 0,
"awardedContracts": []
},
"validationState": 0
}
],
"communicationInformation": {
"procurementDocumentsAvailable": 0,
"additionalInformation": 1,
"additionalInformationAddress": {
"officialName": "Vaasan kaupunki",
"nationalRegistrationNumber": "0209602-6",
"nutsCodes": [
"FI195"
],
"postalAddress": {
"streetAddress": "PL 3",
"postalCode": "65100",
"town": "Vaasa",
"country": "FI"
},
"telephoneNumber": "+358 405713213",
"email": "[email protected]",
"contactPerson": "Anna Salmela (TeeSe Botnia Oy Ab)",
"mainUrl": "http:\/\/www.teese.fi",
"validationState": 0
},
"otherAddressForProcurementDocuments": {
"nutsCodes": [],
"validationState": 0
},
"sendTendersOption": 1,
"electronicAddressToSendTenders": "https:\/\/tarjouspalvelu.fi\/teese?id=372671&tpk=571a9542-bd8c-48ae-a958-a962f4416a5b",
"addressToSendTenders": {
"nutsCodes": [],
"validationState": 0
},
"electronicCommunicationRequiresSpecialTools": false,
"documentsEntirelyInHilma": false,
"specsAndAdditionalDocuments": 0,
"validationState": 0
},
"contactPerson": {
"name": "Anna Salmela (TeeSe Botnia Oy Ab)",
"email": "[email protected]",
"phone": "+358 405713213"
},
"procurementObject": {
"shortDescription": [
"T\u00e4m\u00e4 tietopyynt\u00f6 ja sen tavoite",
"",
"Vaasan kaupungin museot valmistelee kilpailutusta kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4, ja t\u00e4ll\u00e4 tietopyynn\u00f6ll\u00e4 on tarkoitus kartoittaa hankinnasta kiinnostuneita alan toimijoita ja potentiaalisia tarjoajia sek\u00e4 tarkastella hankintakokonaisuuden tarkoituksenmukaista kilpailutustapaa. Tavoitteena on saada alan toimijoilta kommentteja ja n\u00e4kemyksi\u00e4 mm. alustaviin tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusehtoihin sek\u00e4 vaatimusm\u00e4\u00e4rittelyihin. Lis\u00e4ksi pyydet\u00e4\u00e4n alustavia tietoja mm. hinnoitteluun ja aikatauluun liittyen.",
"",
"Tietopyynn\u00f6n vastaukset tulevat ainoastaan hankintayksik\u00f6n k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. Tietopyynt\u00f6\u00f6n vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen my\u00f6hemp\u00e4\u00e4n kilpailutukseen osallistumiselle eik\u00e4 tietopyynt\u00f6\u00f6n vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyynn\u00f6ss\u00e4 ilmoitetut tiedot hankinnasta sek\u00e4 hankintamenettelyst\u00e4 ovat alustavia, ja lopullinen hankintailmoitus ja tarjouspyynt\u00f6 voivat poiketa t\u00e4ss\u00e4 tietopyynn\u00f6ss\u00e4 mainituista tiedoista. Varsinainen hankintailmoitus ja tarjouspyynt\u00f6 julkaistaan alustavan suunnitelman mukaan joulukuussa 2021.",
"",
"",
"",
"Tausta ja hankinnan perustelu ",
"",
"Vaasan kaupungin museoiden organisaatio muodostuu nelj\u00e4st\u00e4 museosta. Niist\u00e4 kaksi, Kuntsin modernin taiteen museo ja Tikanojan taidekoti, ovat taidemuseoita, joiden kokoelmia hallinnoidaan Muusa-kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n avulla. Objektien tyypin ja m\u00e4\u00e4r\u00e4n osalta laajin ja heterogeenisin on yli 120 vuotta vanha Pohjanmaan museo. Sen kokoelmiin kuuluu satojatuhansia kulttuurihistoriallisia esineit\u00e4 ja valokuvia, mittava ja arvokas taidekokoelma sek\u00e4 luonnontieteellinen kokoelma. Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa hallinnoidaan WebMusketti-kokoelmahallintaohjelman avulla. Taidekokoelma on tallennettu Muusa-j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n. Museon luonnontieteellisen kokoelman n\u00e4ytteet tallennetaan valtakunnallisiin Kotka- ja Kastikka -tietokantoihin. Vanhan Vaasan museossa on esill\u00e4 pitk\u00e4kestoinen Pohjanmaan museon kokoelmiin perustuva n\u00e4yttely. ",
"",
"WebMusketti on Museoviraston hallinnoima j\u00e4rjestelm\u00e4, jonka tuesta on vastannut Museovirasto. Museoviraston tarjoama tuki WebMusketille p\u00e4\u00e4ttyy 31.12.2022. Musketti-j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4 k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t museot, kuten my\u00f6s Pohjanmaan museo, joutuvat hankkimaan uuden kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n. ",
"",
"Uuden j\u00e4rjestelm\u00e4n hankinta on tullut ajankohtaiseksi my\u00f6s siksi, ett\u00e4 Vaasan kaupungin museoille my\u00f6nnettiin alueellinen vastuumuseoteht\u00e4v\u00e4. Se edellytt\u00e4\u00e4, ett\u00e4 Vaasan kaupungin museot tarjoavat kokoelmahallintapalvelua toiminta-alueensa paikallismuseoille. Vaasan kaupunki ja useat sit\u00e4 ymp\u00e4r\u00f6iv\u00e4t kunnat ovat kaksikielisi\u00e4, mutta museon t\u00e4m\u00e4nhetkiset kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4t toimivat vain suomen kielell\u00e4. Uuden, nyt hankinnan kohteena olevan j\u00e4rjestelm\u00e4n tulee toimia siksi sek\u00e4 suomen- ett\u00e4 ruotsinkielell\u00e4. ",
"",
"Kahden erillisen kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n, WebMusketin ja Muusan, yll\u00e4pito on kuormittavaa etenkin kun rajanveto taiteen ja kulttuurihistoriallisten esineiden v\u00e4lill\u00e4 on toisinaan vaikeaa ja my\u00f6s m\u00e4\u00e4rittelyperusteet muuttuvat ajan my\u00f6t\u00e4. Vaikka Muusaa tukevan Suomen taide ja taidekokoelmat -osuuskunnan toiminta jatkuu, on Vaasan kaupungin museoiden tavoitteena saattaa kulttuurihistorialliset kokoelmat, arkistokokoelmat ett\u00e4 taidekokoelmat vaiheittain saman kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n piiriin. Aikataulullisesti ensisijainen on Pohjanmaan museon kulttuurihistoriallista kokoelmaa ja arkistoa koskevien tietojen saattaminen uuteen kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n, mutta tarjouksessa pyydet\u00e4\u00e4n huomioimaan my\u00f6s Muusa-j\u00e4rjestelm\u00e4n siirrosta koituvat kustannukset vaikka itse migraatio toteutettaisiinkin my\u00f6hemmin. Muusan migraatio ajoittuisi arviolta vuosiin 2023 - 2026. ",
"",
"",
"",
"Hankinnan l\u00e4ht\u00f6tilanne ja kokoelmien volyymi ",
"",
"Pohjanmaan museo on perustettu vuonna 1895, ja vanhimmat kokoelmia koskevat tiedot ovat per\u00e4isin tuolta ajalta. Kokoelmahallinnan tekee haasteelliseksi se, ett\u00e4 joiltain osin Pohjanmaan museon kokoelmaan ja Hedmanin kokoelmaan on luetteloitu saman tunnuksen alle sek\u00e4 taideteoksia ja kulttuurihistoriallisia esineit\u00e4. Lis\u00e4ksi molempiin j\u00e4rjestelmiin on viety samoja objekteja, mutta inventaarionumero on n\u00e4ilt\u00e4 osin erilainen j\u00e4rjestelm\u00e4n teknisist\u00e4 ominaisuuksista johtuen. ",
"",
"Museon pitk\u00e4n toimintahistorian ajan luetteloinnin k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6t ovat vaihdelleet. Muskettiin on luetteloitu kokoelmia sek\u00e4 suomen- ett\u00e4 ruotsinkielell\u00e4 kun taas Muusassa tiedot ja asiasanoitus ovat p\u00e4\u00e4asiassa suomeksi lukuun ottamatta taideteosten nimi\u00e4 ja litteroituja hankintatietoja. ",
"",
"Web-Muskettiin on digitoitu t\u00e4h\u00e4n menness\u00e4 noin 46 000 kulttuurihistoriallisen kokoelman objektia. Valokuvakokoelmaan kuuluu kaikkiaan on n. 250 000 kuvaa, ja niist\u00e4 WebMuskettiin on digitoitu n. 13 500. Muusaan on talletettu perustiedot runsaasta 8 000 teoksesta, joista kuvallisia, digitoituja taideteoksia on Muusassa yli 5 800. Kaikkiaan digikuvia Muusassa on yli 9000. ",
"",
"Vaasan kaupungin museoiden kokoelmissa on edelleen tuhansia objekteja ja monen tyyppist\u00e4 aineistoa, jonka tietoja ei toistaiseksi ole siirretty s\u00e4hk\u00f6isiin j\u00e4rjestelmiin. Esimerkiksi arkistoaineistosta Muskettiin on luetteloitu vasta valokuva-aineistoa, mutta jatkossa digitoidaan my\u00f6s asiakirja-aineistoa sek\u00e4 av-aineistoa, karttoja ja merikortteja. ",
"",
"",
"",
"Museoty\u00f6n p\u00e4\u00e4teht\u00e4v\u00e4t ja kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4 ",
"",
"Hankinnan tavoitteena on l\u00f6yt\u00e4\u00e4 Vaasan kaupungin museoiden kokoelmia palveleva j\u00e4rjestelm\u00e4, joka kattaa keskeiset ominaisuudet ammattimaiseen kokoelmien hallintaan. Museon perusteht\u00e4viin kuuluu tallentaminen, joten kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n kirjataan mahdollisimman laajasti kokoelmaobjekteja koskevat kuvailutiedot, niiden hankintaa, yll\u00e4pitoa ja k\u00e4sittely\u00e4 koskevat tiedot, dokumentaatio ja aineistoiden k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n liittyv\u00e4t oikeudet. ",
"",
"Kokoelmaobjektien s\u00e4ilyminen turvataan konservointitoimenpiteill\u00e4. Siksi kokoelmien kuntoa ja konservointia koskevaa tieto tulee voida tallettaa kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n. ",
"",
"Museot v\u00e4litt\u00e4v\u00e4t kulttuuriperint\u00f6\u00e4 esittelem\u00e4ll\u00e4 aineistojaan n\u00e4yttelyiss\u00e4 ja tarjoamalla tietopalveluja tutkijoille. Laajoille k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4joukoille kokoelmia koskevia kuvia ja tietoja v\u00e4litet\u00e4\u00e4n yhteisten k\u00e4ytt\u00f6liittymien ja hakupalveluiden kuten Finnan kautta. Vaasan kaupungin museoiden muihin palveluihin kuuluvat muiden muassa taideteosten sijoittaminen kaupungin virastoihin ja antolainaustoiminta museoille. Kokoelmaobjektien k\u00e4ytt\u00f6oikeuksia, hoitoa ja esittely\u00e4 koskevia sopimuksia syntyy n\u00e4in ollen runsaasti. Sopimusten tallentaminen osaksi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4 tehostaa kokoelmaty\u00f6h\u00f6n k\u00e4ytett\u00e4v\u00e4\u00e4 ty\u00f6aikaa ja s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 kokoelmia koskevan tiedon yhten\u00e4isesti samassa paikassa. ",
"",
"Uuden, hankinnan kohteena olevan j\u00e4rjestelm\u00e4n tulee vastata my\u00f6s toimintaymp\u00e4rist\u00f6n muutoksia, aineettoman kulttuuriperinn\u00f6n tallentamista ja digitaalisen aineiston kasvavaa m\u00e4\u00e4r\u00e4\u00e4. ",
"",
" ",
"",
"Aineistojen ja tietojen hallinta ",
"",
"Kokoelmatietokantaan tallentuu yksityisi\u00e4 ja yrityksi\u00e4 koskevia toimijatietoja, jotka muodostavat toimijarekisterin. Henkil\u00f6tietojen hallinnan tulee t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalains\u00e4\u00e4d\u00e4nn\u00f6n ehdot. ",
"",
" ",
"",
"Kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4t nyt ja l\u00e4hitulevaisuudessa ",
"",
"WebMusketin k\u00e4ytt\u00f6oikeudet on annettu t\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 19 henkil\u00f6lle. Yhdell\u00e4 ty\u00f6ntekij\u00f6ist\u00e4 on p\u00e4\u00e4k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4n oikeudet, osalla k\u00e4ytt\u00e4jist\u00e4 vain selausoikeudet WebMuskettiin. Esimerkiksi museomestareiden teht\u00e4viin kuuluu objektien paikkamerkinn\u00e4n tekeminen WebMuskettiin, joten heid\u00e4n k\u00e4ytt\u00f6oikeutensa rajatuvat t\u00e4h\u00e4n, kun taas tutkija ja amanuenssi luetteloivat esineit\u00e4, mik\u00e4 edellytt\u00e4\u00e4 laajoja k\u00e4ytt\u00f6oikeuksia. Toisille WebMusketti on ty\u00f6kalu, jota k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n p\u00e4ivitt\u00e4in 5 \u2013 7 tuntia, toiset k\u00e4yv\u00e4t WebMusketissa kenties kerran kuukaudessa 1 - 3 tunnin ajan etsim\u00e4ss\u00e4 tietoa kokoelmateoksista tai t\u00e4ydent\u00e4m\u00e4ss\u00e4 puuttuvia tietoja. ",
"",
"Muusan k\u00e4ytt\u00f6oikeudet on annettu 19 henkil\u00f6lle. Aktiivisia k\u00e4ytt\u00e4ji\u00e4 on t\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 viisi, mutta Muusan katselu- ja rajattua tallennustoimintaa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 enemm\u00e4n tai v\u00e4hemm\u00e4n p\u00e4ivitt\u00e4in 7 henkil\u00f6\u00e4. K\u00e4ytt\u00f6oikeuksia voidaan lis\u00e4ksi my\u00f6nt\u00e4\u00e4 museon ulkopuolisille, projektity\u00f6t\u00e4 tekeville niin ett\u00e4 tarkka k\u00e4ytt\u00e4jien m\u00e4\u00e4r\u00e4 ja k\u00e4ytt\u00f6aste on jo nykyisell\u00e4\u00e4n vaikea m\u00e4\u00e4ritell\u00e4 t\u00e4sm\u00e4llisesti. ",
"",
"Alueellisen vastuumuseoteht\u00e4v\u00e4n my\u00f6t\u00e4 Vaasan kaupungin museot tarjoavat alueensa paikallismuseoille mahdollisuutta ottaa uusi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4 k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. Paikallismuseoiden ty\u00f6voimaresurssit rajatuvat usein kes\u00e4kauteen, jolloin museot ovat avoinna. Harvoilla paikallismuseoilla on henkil\u00f6st\u00f6\u00e4, joka voisi kohdistaa toimintansa s\u00e4hk\u00f6isiin kokoelmapalveluihin. Vaasan kaupungin museot ovat kuitenkin varautuneet siihen ett\u00e4 2 \u2013 5 museota tulevat ottamaan k\u00e4ytt\u00f6\u00f6ns\u00e4 uuden kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n kolmen vuoden aikaj\u00e4nteell\u00e4. ",
"",
"Kokoelmahallintaj\u00e4rjestelm\u00e4n tulee olla helppok\u00e4ytt\u00f6inen, jotta my\u00f6s ne, jotka k\u00e4ytt\u00e4v\u00e4t harvemmin tietoteknisi\u00e4 ty\u00f6kaluja voisivat hallita omaan teht\u00e4v\u00e4nkuvaansa kuuluvat toiminnot. Toivomme siksi kokoelmahallintaj\u00e4rjestelmien toimittajilta demotilaisuutta hankintaa koskevan p\u00e4\u00e4t\u00f6ksen tueksi. ",
"",
" ",
"",
"Tavoiteaikataulu ",
"",
"P\u00e4\u00e4t\u00f6s uudesta j\u00e4rjestelm\u00e4st\u00e4 tehd\u00e4\u00e4n tammikuussa 2022. K\u00e4ytt\u00f6\u00f6notto ja migraatio toteutetaan vuoden 2022 aikana. Tavoitteena on, ett\u00e4 uusi j\u00e4rjestelm\u00e4 on k\u00e4yt\u00f6ss\u00e4 vuoden 2023 alussa. Aikatauluun liittyvist\u00e4 tai muista keskeisist\u00e4 syist\u00e4 Muusa voidaan siirt\u00e4\u00e4 uuteen j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n my\u00f6hemmin.",
"",
""
],
"estimatedValue": {
"type": 0
},
"estimatedValueCalculationMethod": [],
"mainCpvCode": {
"code": "72000000",
"name": "Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehitt\u00e4minen, Internet ja tuki",
"vocCodes": []
},
"defence": {
"nutsCodes": [],
"frameworkAgreement": {
"includesFrameworkAgreement": false,
"includesConclusionOfFrameworkAgreement": false,
"frameworkAgreementType": 0,
"frameworkEnvisagedType": 0,
"includesDynamicPurchasingSystem": false,
"dynamicPurchasingSystemInvolvesAdditionalPurchasers": false,
"dynamicPurchasingSystemWasTerminated": false,
"estimatedTotalValue": {
"type": 0
},
"duration": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
}
},
"subcontract": {
"tendererHasToIndicateShare": false,
"tendererHasToIndicateChange": false,
"caMayOblige": false,
"successfulTenderer": false,
"successfulTendererToSpecify": false
},
"optionsAndVariants": {
"variantsWillBeAccepted": false,
"partialOffersWillBeAccepted": false,
"options": false,
"optionType": 0
},
"totalQuantityOrScope": {
"type": 0
},
"renewals": {
"canBeRenewed": false
},
"timeFrame": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
}
},
"validationState": 0
},
"conditionsInformation": {
"professionalSuitabilityRequirements": [],
"economicCriteriaToParticipate": false,
"economicCriteriaDescription": [],
"economicRequiredStandards": [],
"technicalCriteriaToParticipate": false,
"technicalCriteriaDescription": [],
"technicalRequiredStandards": [],
"rulesForParticipation": [],
"restrictedToShelteredWorkshop": false,
"restrictedToShelteredProgram": false,
"reservedOrganisationServiceMission": false,
"depositsRequired": [],
"financingConditions": [],
"legalFormTaken": [],
"qualificationSystemConditions": [],
"ciriteriaForTheSelectionOfParticipants": [],
"executionOfServiceIsReservedForProfession": false,
"referenceToRelevantLawRegulationOrProvision": [],
"participationIsReservedForProfession": false,
"indicateProfession": [],
"contractPerformanceConditions": [],
"obligationToIndicateNamesAndProfessionalQualifications": false,
"validationState": 0
},
"conditionsInformationDefence": {
"depositsRequired": [],
"financingConditions": [],
"legalFormTaken": [],
"otherParticularConditions": [],
"personalSituationOfEconomicOperators": [],
"personalSituationOfSubcontractors": [],
"economicCriteriaOfEconomicOperators": [],
"economicCriteriaOfEconomicOperatorsMinimum": [],
"economicCriteriaOfSubcontractors": [],
"economicCriteriaOfSubcontractorsMinimum": [],
"technicalCriteriaOfEconomicOperators": [],
"technicalCriteriaOfEconomicOperatorsMinimum": [],
"technicalCriteriaOfSubcontractors": [],
"technicalCriteriaOfSubcontractorsMinimum": [],
"restrictedToShelteredWorkshops": false,
"restrictedToShelteredProgrammes": false,
"restrictedToParticularProfession": false,
"restrictedToParticularProfessionLaw": [],
"staffResponsibleForExecution": false,
"validationState": 0
},
"conditionsInformationNational": {
"participantSuitabilityCriteria": [],
"requiredCertifications": [],
"additionalInformation": [],
"validationState": 0,
"reservedForShelteredWorkshopOrProgram": false
},
"complementaryInformation": {
"isRecurringProcurement": false,
"estimatedTimingForFurtherNoticePublish": [],
"electronicOrderingUsed": false,
"electronicInvoicingUsed": false,
"electronicPaymentUsed": false,
"additionalInformation": [],
"validationState": 0
},
"datePublished": "2021-11-15T14:29:36.8006482",
"state": 2,
"tedPublishState": 0,
"tedValidationErrors": [],
"procedureInformation": {
"procedureType": 0,
"acceleratedProcedure": false,
"justificationForAcceleratedProcedure": [],
"contestType": 0,
"frameworkAgreement": {
"includesFrameworkAgreement": false,
"includesConclusionOfFrameworkAgreement": false,
"frameworkAgreementType": 0,
"frameworkEnvisagedType": 0,
"includesDynamicPurchasingSystem": false,
"dynamicPurchasingSystemInvolvesAdditionalPurchasers": false,
"dynamicPurchasingSystemWasTerminated": false,
"estimatedTotalValue": {
"type": 0
},
"duration": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
}
},
"reductionRecourseToReduceNumberOfSolutions": false,
"reserveRightToAwardWithoutNegotiations": false,
"electronicAuctionWillBeUsed": false,
"additionalInformationAboutElectronicAuction": [],
"namesOfParticipantsAlreadySelected": [],
"procurementGovernedByGPA": false,
"criteriaForEvaluationOfProjects": [],
"disagreeCriteriaForEvaluationOfProjectsPublish": false,
"mainFeaturesAward": [],
"validationState": 0
},
"tenderingInformation": {
"tendersOrRequestsToParticipateDueDateTime": "2021-11-30T11:00:00",
"languages": [
"SV",
"FI"
],
"tendersMustBeValidOption": 0,
"tenderOpeningConditions": {},
"defence": {
"previousPublicationExists": false,
"hasPreviousContractNoticeOjsNumber": false,
"hasPreviousExAnteOjsNumber": false,
"payableDocuments": false,
"languageType": 0,
"languages": [],
"otherLanguage": false
},
"estimatedExecutionTimeFrame": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
},
"validationState": 0
},
"rewardsAndJury": {
"prizeAwarded": false,
"numberAndValueOfPrizes": [],
"detailsOfPayments": [],
"serviceContractAwardedToWinner": false,
"decisionOfTheJuryIsBinding": false,
"namesOfSelectedMembersOfJury": [],
"validationState": 0
},
"resultsOfContest": {
"contestWasTerminated": false,
"noPrizeType": 0,
"originalNoticeSentVia": 0,
"participantsContemplated": 0,
"participantsSme": 0,
"participantsForeign": 0,
"disagreeParticipantCountPublish": false,
"winners": [],
"disagreeWinnersPublish": false,
"disagreeValuePublish": false,
"validationState": 0
},
"attachments": [],
"hasAttachments": false,
"changes": [],
"isCorrigendum": false,
"isMigrated": false,
"isCancelled": false,
"cancelledReason": [],
"isLatest": true,
"language": "FI",
"proceduresForReview": {
"reviewBody": {
"nutsCodes": [],
"validationState": 0
},
"reviewProcedure": [],
"validationState": 0
},
"attachmentInformation": {
"description": [],
"links": [],
"validationState": 0
},
"modifications": {
"additionalCpvCodes": [],
"nutsCodes": [],
"mainsiteplaceWorksDelivery": [],
"descrProcurement": [],
"timeFrame": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
},
"justificationForDurationOverFourYears": [],
"justificationForDurationOverEightYears": [],
"totalValue": {},
"awardedToGroupOfEconomicOperators": false,
"contractors": [],
"description": [],
"reason": 0,
"reasonDescriptionEconomic": [],
"reasonDescriptionCircumstances": [],
"increaseBeforeModifications": {},
"increaseAfterModifications": {},
"validationState": 0
},
"contractAwardsDefence": [
{
"numberOfTenders": {
"disagreeTenderInformationToBePublished": false,
"total": 0
},
"contractor": {
"nutsCodes": [],
"postalAddress": {},
"isSmallMediumEnterprise": false,
"validationState": 0
},
"estimatedValue": {},
"contractValueType": 0,
"finalTotalValue": {},
"lowestOffer": {},
"highestOffer": {},
"annualOrMonthlyValue": {
"type": 0,
"canBeRenewed": false
},
"likelyToBeSubcontracted": false,
"valueOfSubcontract": {},
"valueOfSubcontractNotKnown": false,
"subcontractingDescription": [],
"allOrCertainSubcontractsWillBeAwarded": false,
"shareOfContractWillBeSubcontracted": false,
"validationState": 0
}
],
"hilmaStatistics": {
"energyEfficiencyConsidered": false,
"innovationConsidered": false,
"smeParticipationConsidered": false,
"validationState": 0
},
"isPrivateSmallValueProcurement": false,
"espdRequestReferences": [],
"hilmaSubmissionDate": "2021-11-15T14:29:36.7772493",
"dateCreated": "2021-11-15T14:29:36.6966989",
"dateModified": "2021-11-15T14:29:36.8017075"
}